Executive Assistant

Überblick: Die Executive Assistant bei Auterion wird eng mit unserem CEO und dem erweiterten Executive Leadership Team zusammenarbeiten. Ihre Liebe zum Detail, Ihre exzellenten Kommunikationsfähigkeiten und Ihre Fähigkeit, die Bedürfnisse unseres Führungsteams aktiv vorauszusehen, werden für unseren Erfolg entscheidend sein. Im Tagesgeschäft verwalten Sie den Kalender des CEO, organisieren Veranstaltungen und unterstützen den Chief of Staff täglich bei vielfältigen Aufgaben. Sie sind für den Zeitplan unseres CEO verantwortlich. Dies umfasst die Koordination von Meetings & Reisen, den Umgang mit vertraulichen Informationen sowie die Funktion als Bindeglied zwischen dem CEO, dem CoS und verschiedenen Stakeholdern. Darüber hinaus sind Sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die täglichen Abläufe innerhalb des Unternehmens termingerecht durchgeführt werden. Verantwortlichkeiten und Aufgaben: Proaktive Verwaltung des komplexen Zeitplans des CEO, einschliesslich der Planung von Meetings, Terminen, Reisevorbereitungen und Anrufen, um es der Führungsebene zu ermöglichen, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren Organisation von in- und ausländischen Reiseverläufen, einschliesslich Flüge, Unterkünfte, Transport, Visa und Meetings Organisation und Koordination von Meetings, einschliesslich der Vorbereitung von Agenden und Besprechungsunterlagen Bereitstellung administrativer Unterstützung, wie Spesenmanagement, Berichte, Rechnungen etc. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Teams, um eine reibungslose Projektabwicklung und Abstimmung mit den Prioritäten der Geschäftsleitung sowie Teamevents sicherzustellen Arbeit an Aufgaben mit hoher Wirkung, die eine starke Liebe zum Detail, Recherche und Problemlösungsfähigkeiten erfordern. Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen mit dem höchsten Mass an Integrität und Vertraulichkeit Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Abläufen, die Führungskräften helfen können, ihre Zeit effektiver zu nutzen und das Geschäft reibungsloser zu führen. Autonomes Arbeiten über mehrere Zeitzonen hinweg bei der Verwaltung mehrerer Aufgaben Qualifikationen und Fähigkeiten: 3+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines Senior Executive Teams Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten Nachgewiesene Erfahrung in der Arbeit für ein schnelllebiges Start-up/Scale-up, idealerweise in der Tech-Branche Bisherige Erfahrung mit komplexem Kalendermanagement, einschliesslich der Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen über verschiedene Zeitzonen hinweg Bereitschaft, die Extrameile zu gehen und bei Bedarf flexibel mit den Arbeitszeiten umzugehen Sie sind anpassungsfähig und in der Lage, mehrere Aufgaben in einem sich schnell verändernden Umfeld zu bewältigen Fähigkeit, die Bedürfnisse von Führungskräften vorauszusehen und autonom zu arbeiten Kenntnisse in modernen Tech-Tools (z. B. Google Workspace, Slack usw.) Fliessend in Englisch Fliessend in Deutsch ist ein Plus CH / EU / US Staatsbürgerschaft ist erforderlich Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen Benefits Flexible Arbeitszeiten & hybrider Arbeitsplatz Stock Options Grosszügiger Urlaubsanspruch Pensionsplan Parkplätze (Büro in Zurich) Erweiterter Mutterschutz & Vaterschaftsurlaub Unterstützung der mentalen Gesundheit und des Wohlbefindens Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten Regelmässige Team-Socials Über Auterion Wir bauen die führende Softwareplattform für KI-gesteuerte autonome Systeme für Unternehmenskunden und Behörden. Unser Team unterstützt die wichtigsten Missionen und löst die anspruchsvollsten Probleme. Bei Auterion bringen wir die schärfsten Köpfe zusammen, die es lieben, die schwierigsten Probleme zu lösen. Schliessen Sie sich einem lebendigen Team an, das auf Innovation, Offenheit und Exzellenz basiert, in dem Sie ermutigt werden, Ideen zu entwickeln, über alle Ebenen hinweg zusammenzuarbeiten und einen bedeutenden Einfluss auszuüben.