Assistent/in der Geschäftsleitung 60-80 %

Assistent/in der Geschäftsleitung 60-80 % Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität. Auf Anfrage des Bundes und der Kantone fördern wir Austausch-, Mobilitäts- oder Kooperationsaktivitäten auf allen Bildungsstufen - in der Schweiz, in Europa und weltweit. Unsere Vision: Alle Jugendlichen sollten während ihrer Ausbildung eine prägende Erfahrung in einer anderen Sprach- oder Kulturregion machen. Denn Austausch erweitert den Horizont, stärkt den sozialen Zusammenhalt und fördert Schlüsselkompetenzen für die Zukunft wie kritisches Denken, Kreativität, Selbstständigkeit, Weltoffenheit und interkulturelles Verständnis. Wir tragen so zur Entwicklung des vernetzten, vielfältigen und zukunftsorientierten Schweizer Bildungsraums bei. Sie sind im Zentrum des Geschehens. Sie antizipieren, behalten auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel voranschreiten, und Sie lieben es, die Bedingungen zu schaffen, die es anderen ermöglichen, effizient zu arbeiten? Sie organisieren vorausschauend, kommunizieren selbstbewusst und wissen, wie man Prioritäten setzt? Dann sind Sie hier genau richtig. Ihre Aufgaben Sie bereiten Sitzungen, Termine, Reisen und Veranstaltungen vor und stellen deren konsequente Nachverfolgung sicher Sie behalten den Überblick über ausstehende Aufgaben, Mandate und Fristen und achten darauf, dass nichts vergessen wird. Proaktive Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsleitung und Koordination von Terminen, Verpflichtungen sowie internen und externen Anfragen Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Korrespondenz, Präsentationen, Dokumenten und anderen Unterlagen für die Geschäftsleitung Organisation und Begleitung der Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrates, von der Jahresplanung und der Tagesordnung über die Vorbereitung der Dokumente und Protokolle bis hin zur Dokumentation und Nachverfolgung der Entscheidungen Sie koordinieren bestimmte Leitungssitzungen mit externen institutionellen Partnern Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Dossiers und nehmen an projektübergreifenden Projekten und Aktivitäten teil Beitrag zur Entwicklung von Arbeits-, Informations- und Ablageprozessen im Zusammenhang mit der Geschäftsleitung sowie zur Optimierung und Digitalisierung unserer administrativen Arbeitsmethoden Ihr Profil Erstausbildung im kaufmännischen Bereich oder gleichwertig, ergänzt durch eine relevante Weiterbildung, idealerweise als Assistent/in der Geschäftsleitung, in Management oder Unternehmensführung, oder ein Diplom auf Tertiärstufe mit entsprechender Berufserfahrung Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stab- oder Koordinationsfunktion, idealerweise bei einer Geschäftsleitung oder einer Direktion Erfahrung in der Organisation und Begleitung von Führungsorganen Eine Erfahrung im Bildungsbereich, im öffentlichen Sektor oder in einem politisch nahestehenden Umfeld ist von Vorteil Sie drücken sich mündlich wie schriftlich sicher auf Deutsch oder Französisch aus und verfügen über sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache. Sie verfügen zudem über gute Englischkenntnisse; Italienisch ist ein Vorteil Sie behandeln vertrauliche Informationen jederzeit mit Professionalität und Diskretion Sie beherrschen digitale Arbeitsmittel perfekt und haben ein gutes Verständnis für effiziente digitale Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagement und Informationsorganisation Sie sind bereit, neue digitale Werkzeuge, einschließlich Anwendungen auf Basis von künstlicher Intelligenz, gezielt und verantwortungsbewusst einzusetzen. Was bietet Movetia Ihnen? Viel mehr als "ein einfacher Job"! Bei uns arbeiten Sie an Themen, die inspirieren und Menschen näher zusammenbringen. Innerhalb eines Teams von etwa 55 motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können Sie echte Wirkung erzielen. Unsere Unternehmenskultur bietet Ihnen grossen Handlungsspielraum und viel Autonomie. Und auch: • Ein modernes und angenehmes Büro in der Innenstadt von Bern • Ein hybrides Arbeitsmodell mit bis zu zwei Tagen Homeoffice pro Woche • Regelmässige Teamevents • Pauschalbeiträge für das Mobiltelefon und den öffentlichen Verkehr • Bezahlte Kurzpausen sowie ein Kompensationstag, falls bewegliche Feiertage auf ein Wochenende fallen • Die Risikoprämien der Versicherungen BVG und UVG (Pensionskasse und Nichtberufsunfall) werden von Movetia vollständig übernommen Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns darauf, Ihr vollständiges Bewerbungsdossier über unser Online-Portal zu erhalten! Unsere HR-Spezialistin, Andrea Zurfluh (E-Mail schreiben (< >)), steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung. * * Für diese Stelle akzeptieren wir keine Dossiers, die über Personalvermittlungsagenturen eingereicht werden * * jpida1191f9jm jpit0836jm jpiy26jm