Executive Assistant to CFO

• 13. August 2026 • 100% • Unbefristete Anstellung • Genève Wir suchen eine(n) hochprofessionelle(n) Executive Assistant des CFO, die/der in einem dynamischen internationalen Umfeld aufblüht und gerne eng mit einer Führungskraft zusammenarbeitet. Assistant(e) de Direction du Directeur Financier Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen. Aufgaben Assistenz & Support des CFO ### • Agieren als zentrale Koordinationsstelle für das Büro des CFO, unter Sicherstellung einer effizienten Verwaltung von Prioritäten, Fristen und Verpflichtungen. • Verwaltung eines komplexen und dynamischen Executive-Kalenders, proaktive Identifizierung von Konflikten und Empfehlung von Lösungen. • Vorbereitung von Informationsnotizen, Präsentationen, Diskussionsgrundlagen und Hintergrunddokumenten, um sicherzustellen, dass der CFO optimal auf Meetings und Termine vorbereitet ist. • Verfassen, Überprüfen und Verwalten der Korrespondenz und der Executive-Kommunikation im Namen des CFO. • Koordinieren von internen und externen Meetings, einschliesslich der Vorbereitung der Tagesordnung und der logistischen Arrangements. • Verwaltung der Reiseplanung, Reiserouten und der damit verbundenen Logistik. • Teilnahme an wichtigen Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung der Umsetzung vereinbarter Massnahmen. • Sicherstellung der rechtzeitigen Nachverfolgung der vom CFO eingegangenen Verpflichtungen und Überwachung der Fortschritte bei den Stakeholdern. • Umgang mit hochvertraulichen Informationen mit Professionalität, Diskretion und klugem Urteilsvermögen. • Antizipation von Problemen und proaktive Behandlung administrativer und operativer Herausforderungen, bevor diese auftreten. Stakeholder-Management & Koordination ### • Agieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem CFO und dem oberen Management, den Board-Mitgliedern, den Landesgesellschaften und externen Partnern. • Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern und Funktionen. • Aufbau von Vertrauensverhältnissen innerhalb der Organisation, um eine effiziente Entscheidungsfindung und Umsetzung zu unterstützen. • Koordinieren der Vorbereitung von Governance-Meetings und Unterstützung der Interaktionen mit Board- und Ausschussmitgliedern. Projektkoordination & Unterstützung der Aktivitäten ### • Unterstützung strategischer und operativer Initiativen, die vom CFO gesponsert werden. • Überwachung von Meilensteinen, Deliverables und Projektabhängigkeiten zur Sicherstellung einer termingerechten Ausführung. • Identifizierung von Risiken, Engpässen und Problemen, die eine Eskalation erfordern. • Unterstützung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung und Beitrag zur Optimierung von Prozessen, Systemen und Arbeitsweisen. • Koordinieren von funktionsübergreifenden Aktivitäten und Sicherstellung des Alignments zwischen den Stakeholdern. Reporting & Governance-Support ### • Überprüfen und Kontrollieren der Qualität von Berichten, Präsentationen und Governance-Dokumenten. • Unterstützung der Vorbereitung von Dokumenten für den Board, die Ausschüsse und die Geschäftsleitung. • Durchführung von Recherchen und Erstellung von Analysen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung. • Unterstützung bei der Konsolidierung von Informationen aus mehreren Stakeholdern in prägnanten Executive Summaries. • Sicherstellung der Verbindung zu internen und externen Stakeholdern, um den rechtzeitigen Abschluss von Governance-Deliverables zu gewährleisten. Profil des Kandidaten • 8 bis 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines CFO, CEO, Executive Director oder einer anderen hochrangigen Führungskraft in einem komplexen internationalen Umfeld. • Signifikante Erfahrung in der Verwaltung von Executive-Prioritäten, Governance-Aktivitäten und der Beziehung zu Senior-Stakeholdern. • Nachgewiesene Fähigkeit, als vertrauenswürdiger Berater und Business Partner für das obere Management zu agieren. • Erfahrung in der Koordination komplexer, funktionsübergreifender Initiativen unter Einbeziehung mehrerer Stakeholder. • Erfahrung in internationalen Organisationen, NGOs, multilateralen oder Matrix-Organisationen ist ein Vorteil. • Vertrautheit mit Finanzberichten, Budgetierung und Governance-Prozessen ist wünschenswert. Bedingungen und Vorteile • Eine einzigartige Gelegenheit, als vertrauenswürdiger Partner des CFO zu arbeiten, mit bedeutender Einbindung in die Geschäftsleitung, die Governance-Gremien und die strategische Entscheidungsfindung. • Eine sehr sichtbare und wirkungsvolle Rolle im Herzen der Organisation, in Zusammenarbeit mit Senior-Stakeholdern in einem globalen und multikulturellen Umfeld. • Die Chance, über die traditionelle Executive-Unterstützung hinaus beizutragen, indem strategische Initiativen koordiniert und die organisatorische Effizienz beeinflusst wird.