Leiter/in der Einheit Kundenservice und Administration - 80% bis 100%

Sie treten dem Team Organisation und Qualität des Centre de formation et de développement der HUG als Leiter/in der Einheit Kundenservice und Administration bei. In dieser Funktion leiten Sie die Einheit und garantieren die Qualität des Empfangs, des Kundenservice und der administrativen Leistungen. Sie beaufsichtigen sämtliche administrativen und logistischen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Bildungsangebot, koordinieren die Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Ansprechpersonen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Operationen. In einem Ansatz, der ein kollaboratives Arbeitsklima fördert, führen Sie das Sekretariatsteam und begleiten die Aufrechterhaltung sowie die Entwicklung seiner Kompetenzen. Sie organisieren die Prioritäten der Einheit, gewährleisten eine effiziente Ressourcenverteilung und garantieren die Einhaltung der Qualitäts- und Terminverpflichtungen. Sie tragen aktiv zur Optimierung der administrativen Prozesse und Arbeitsabläufe bei, harmonisieren die Praktiken und entwickeln eine Organisation, die Reaktionsfähigkeit, Zuverlässigkeit der Leistungen und die Zufriedenheit interner und externer Kunden fördert. Dank eines serviceorientierten Ansatzes, kontinuierlicher Verbesserung und Zusammenarbeit führen Sie die Teams zusammen, begleiten den Wandel und stärken die Synergien mit den verschiedenen Stakeholdern. Sie führen zudem Steuerungsinstrumente und Leistungskennzahlen ein, um die Effizienz der administrativen Aktivitäten, die Qualität der erbrachten Dienstleistung und die logistische Verwaltung der Schulungen zu verbessern. In diesem Rahmen identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und leiten Projekte zur Vereinfachung der Prozesse und zur Optimierung der Nutzererfahrung. Darüber hinaus nehmen Sie an den transversalen Projekten des Centre de formation et de développement teil, tragen zur Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden bei und begleiten organisatorische Transformationen in Übereinstimmung mit den strategischen Ausrichtungen der HUG. Schließlich zeigen Sie Flexibilität und Offenheit, um die Mission des Sektors Organisation und Qualität in einem Kontext des organisatorischen Übergangs zu unterstützen. Sie besitzen einen universitären oder HES-Bachelor in Business Administration, in Betriebswirtschaft oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Sie verfügen über mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer administrativen Funktion mit hohem Volumen sowie über eine Führungserfahrung von mindestens zwei Jahren, ergänzt durch eine Managementausbildung vom Typ CAS. Eine in einem kommerziellen Umfeld oder im Management von Dienstleistern erworbene Erfahrung ist ein Vorteil. Sie besitzen ausgezeichnete Kenntnisse der administrativen Verfahren und Aktivitäten, die für eine große Organisation typisch sind. Sie haben Ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt, administrative Prozesse zu strukturieren, zu formalisieren und zu optimieren, während Sie deren regulatorische Konformität, Überwachung und ordnungsgemäße Anwendung gewährleisten. Sie zeigen zudem eine ausgeprägte Sensibilität für finanzielle und rechtliche Risiken, insbesondere im Rahmen von Vertragsaktivitäten. Mit ausgezeichneten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einem starken Sinn für Kundenservice wissen Sie, schwierige oder konfliktreiche Situationen zu verhindern und zu bewältigen. Sie zeichnen sich durch Ihren analytischen Geist, Ihre Sorgfalt sowie Ihre Fähigkeit aus, einen pragmatischen, proaktiven, reaktiven und lösungsorientierten Ansatz zu wählen. Diese Qualitäten gehen mit einem guten Stressmanagement und einer hohen Anpassungsfähigkeit einher. Darüber hinaus besitzen Sie einen ausgeprägten Sinn für Organisation und Priorisierung. Schließlich beherrschen Sie die Managementwerkzeuge, die üblichen Informationssysteme, die Tools der künstlichen Intelligenz sowie die Lösungen zur Steuerung, Überwachung und Planung der Aktivitäten perfekt. Eintritt: sobald wie möglich Anzahl der Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 80% bis 100% Funktionsklasse: in Bewertung Vertragstyp: CDM Dauer von 36 Monaten Bewerbungsfrist: 28.08.2026 Auskünfte: Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité im Centre de Formation et de Développement des HUG, sophie.pagnetti@hug.ch Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet. Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken. Die Hauptaufgabe der Human Resources Direction besteht darin, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung sicherzustellen. Sie sucht ständig nach Innovationen, fordert Bestehendes heraus und verbessert ihre Praktiken, während sie ihre Strategie auf die positive Erfahrung der Mitarbeitenden stützt. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Work-Life-Balance sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Das Centre de formation et de développement der HUG (CFD) entwickelt und implementiert eine Reihe von Programmen und Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die HUG über die notwendigen Kompetenzen zur Ausübung ihrer Mission verfügen und dass jedes Mitglied des Personals sein volles Potenzial ausschöpfen und an der Spitze seines Berufs bleiben kann. Die Aktivitäten des Cent