Sekretärinnen und Sekretäre für die Medizinische Abteilung - 60% bis 100%

Sie sind im Rahmen von kurz- bis mittelfristigen Stellvertretungseinsätzen in verschiedenen medizinischen Sekretariaten tätig. Diese Stelle richtet sich an Personen, die die Vielfalt der Arbeitsumgebungen, das hohe Tempo und die Fähigkeit schätzen, sich schnell an neue berufliche Kontexte anzupassen. Die Hauptherausforderung dieser Funktion liegt in der Vielfalt der Tätigkeiten und der begrenzten Dauer der Einsätze, was eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit erfordert.

Dank Ihrer ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten stellen Sie den Empfang, die Information und die Orientierung der Patientinnen und Patienten im Dienst sicher und führen gleichzeitig die eingehenden Telefongespräche effizient. Sie beteiligen sich aktiv an der Organisation der Konsultationen, indem Sie die elektronischen Agenden der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen übernehmen Sie eigenständig, schnell und gewissenhaft das Tippen der medizinischen Berichte und planen bei Bedarf die ergänzenden medizinischen Untersuchungen.

Parallel dazu übernehmen Sie alle administrativen Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Sekretariats verbunden sind. Dies umfasst insbesondere die Nachverfolgung von Patientendossiers, die Verwaltung der Post und der elektronischen Nachrichten, die Aktualisierung der Pläne sowie gegebenenfalls die Organisation von Kongressen oder Veranstaltungen des medizinischen Körpers. Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung der dem Sekretariatsalltag inhärenten logistischen Aufgaben, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Innerhalb der Teams entwickeln Sie auf der Grundlage von Zusammenarbeit und Vertrauen Arbeitsbeziehungen zu anderen medizinischen Sekretärinnen und Sekretären. Sie tragen dazu bei, die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten zu gewährleisten, und akzeptieren die Arbeit in geteilten Büros. In einem weiteren Sinne ermöglichen es Ihnen Ihr Sinn für Service und Ihre Agilität, Ihre Vielseitigkeit zugunsten der Institution einzusetzen und je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu intervenieren.

Sie verfügen über einen guten Sinn für Organisation und ein effizientes Prioritätenmanagement und sind bekannt für Ihre Selbstständigkeit, Ihre Gewissenhaftigkeit und Ihre Präzision bei der Ausführung der Ihnen übertragenen Aufgaben. Sie wissen auch, unvorhersehbaren Situationen mit Gelassenheit zu begegnen und Stresssituationen konstruktiv zu bewältigen.

Sie besitzen einen EFZ als Kaufmann/-frau und ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie verfügen über das ECDL Advanced Zertifikat für Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web und besitzen sehr gute Kenntnisse der bei den HUG eingesetzten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Requête Labo).

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Position im medizinischen Sekretariat, idealerweise in einer ähnlichen Funktion.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

• Stellenantritt: ab sofort
• Anzahl Stellen: 8
• Beschäftigungsgrad: 60% bis 100%
• Funktionsklasse: 11 (10, wenn keine ECDL-Zertifikate vorliegen, d.h. advanced für word und standard für excel)
• Vertrag: CDD
• Bewerbungsfrist: 20.10.2026
• Auskünfte: Mme M. Matteo-Collaud, coordinatrice des secrétariats, tel. 079 553 58 60

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Wunsch, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden in 180 Berufen sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte und Kennzahlen des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Medizinische Abteilung (http://www.hug.ch/departement-medecine) besteht aus 14 medizinisch-pflegerischen Einheiten (12 medizinische Dienste, 1 Unité d’investigation et de traitements brefs (UITB) und das Centre de transfusion sanguine (CTS)) mit der Besonderheit, dass ihre Organisation technische Plattformen umfasst (darunter die interventionelle Kardiologie sowie die gastrointestinale und pulmonale Endoskopie), mehrere Behandlungs- und Pflegeplattformen (biologische Behandlungen, Photopherese und medizinische Pflege), 1 Zentrum für hospitalisierte und ambulante Dialysen sowie 3 Programme für die Rehabilitation und Rekonvaleszenz. Darüber hinaus ist die medizinisch-pflegerische Tätigkeit stark auf stationäre Patientinnen und Patienten ausgerichtet (9 Pflegeeinheiten, 160 Betten) mit internen Beratern, die die von anderen medizinischen Abteilungen betreuten Patientenschaft unterstützen.