Project Coordinator, Tech Ops

Die Chance Der Project Coordinator, Tech Ops unterstützt unsere Integrated Project Teams (IPTs) und cross-IPT-Aktivitäten bei der Planung und Durchführung von Kapital- und Betriebsprojekten. Als zentraler Partner für den Geschäftsbetrieb vereint diese Rolle das Finanz- und Vertragsmanagement über das gesamte Tech Ops Portfolio hinweg – dies umfasst die Durchführung von Einkauf und Vertragsmanagement, die CapEx- und OpEx-Planung, standardisiertes Reporting sowie die Koordination interner Stakeholder und externer Partner. Dabei wird sichergestellt, dass Projekte effizient und transparent im Einklang mit Budget-, Prognose- und Compliance-Anforderungen umgesetzt werden. Sie werden nicht ein einzelnes Projekt leiten, sondern viele ermöglichen. Die Position berichtet an den Business Operations Lead in Tech Ops.   Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben: -       Verwaltung der End-to-End-Abwicklung von Kaufaufträgen für Professional Services und Berater sowie der damit verbundenen TechOps OpEx- und CapEx-Vertragsaktivitäten; Sicherstellung der rechtzeitigen Erstellung und Verwaltung von Kaufaufträgen, genaue Kostenallokation über Kostenstellen und Projekte hinweg, Unterstützung bei der Rechnungsfreigabe und Einhaltung etablierter Prozesse über die entsprechenden Business-Service-Kanäle. -       Koordination der Small Investment TechOps CapEx: Unterstützung der IPT-Leiter und Antragsteller bei der Vorbereitung und Abstimmung von CapEx-Anträgen, Aktualisierung der Small Investment CapEx Buckets in Clarity. Sicherstellung, dass kapitalintensive TechOps-Projekte im Einklang mit den allgemeinen Projektlieferungs- und Portfoliozielen ausgeführt werden. -       Zusammenarbeit mit Kostenstellenverantwortlichen und dem funktionalen Linienmanagement zur Unterstützung der Ausgabenplanung und zur Sicherstellung der Abstimmung mit den Budget- und Prognosezyklen. -       Beitrag zu Tier-Meetings durch Präsentation von Updates zu OpEx, CapEx und Vertragsthemen sowie Bereitstellung von Orientierungshilfe bei neuen Business-Operations-Initiativen. -       Agieren als zentrale Schnittstelle für externe Partner sowie die Contracting-, CDMO- & CRO-Teams, Unterstützung des Vertragsfortschritts sowie des effizienten Sourcings und Onboardings von Ressourcen für IPT-Teams, während die Einhaltung von Rechts- und Beschaffungsstandards sowie die Abstimmung auf standardisierte Prognoseansätze gewährleistet wird.   Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen Wir suchen eher einen Macher als einen Fachexperten: jemanden, der proaktiv auf Menschen in der gesamten Organisation zugeht, die Dinge selbst in die Hand nimmt und echte Motivation darin findet, Prozesse zu verbessern. Essenziell -       Ein wissenschaftlicher Hintergrund – Bachelor, Master oder PhD in Life Sciences, Naturwissenschaften oder Ingenieurwesen – kombiniert mit einem starken Interesse an Geschäftsprozessen und Finanzen sowie erster praktischer Erfahrung in diesem Bereich. Abschlüsse in Betriebswirtschaft oder Finanzen mit entsprechender Erfahrung sind ebenso willkommen. -       Hohe Eigenmotivation und Proaktivität: Sie gehen auf Stakeholder aus eigener Initiative zu, übernehmen Verantwortung und treiben Themen zum Abschluss, ohne dass eine direkte Steuerung nötig ist. -       Die Bereitschaft und das Selbstvertrauen, etablierte Arbeitsweisen zu hinterfragen und neue Prozesse zu definieren – sowie der Pragmatismus, diese in der Praxis umzusetzen. -       2-5 Jahre Erfahrung in den Bereichen Business Operations, Projektkoordination, Projektmanagement, Beschaffung oder Finanzverwaltung, idealerweise in der Pharma-, Biotech-Branche oder einem vergleichbaren regulierten Umfeld. -       Fundiertes finanzielles und operatives Verständnis: Sicherer Umgang mit Budgets, Prognosen, Kostenstellen- und WBS-Logik sowie die Fähigkeit, Abweichungen gegenüber Nicht-Finanz-Stakeholdern klar zu erklären. -       Erfahrung mit dem Vertragsprozess. -       Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und die Fähigkeit, Daten in PowerPoint in eine klare Botschaft für die Geschäftsführung zu übersetzen. -       Strukturiert, genau und zuverlässig, mit einer Compliance-Mentalität; Sie behalten den Überblick bei vielen parallelen Anfragen und kommunizieren souverän mit hochrangigen Stakeholdern über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg. -       Sicherer Umgang mit unklaren Umgebungen, das Treffen fundierter Entscheidungen, schnelles Lernen aus Erfahrungen und das Stellen der richtigen Fragen, um Prozesse und Entscheidungsfindung zu verbessern. -       Fließendes Englisch (Schrift und Sprache); Deutsch ist ein Vorteil. Wünschenswert -       Erfahrung mit einem Projektportfolio-Management-Tool (z. B. Clarity PPM) und mit Beschaffungsplattformen wie Ariba. -       Verständnis von GMP/GxP-regulierten Umgebungen und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit CDMOs oder CROs. -       Vertrautheit mit Planungs- und Konsolidierungstools (z. B. SAP, BPC), Kapitalinvestitionsprozessen oder Prozessen für externes Personal (Contingent Workforce). CSL Behring ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Biotherapeutika, das von unserem Versprechen angetrieben wird, Leben zu retten. Mit dem Fokus auf die Bedürfnisse der Patienten durch den Einsatz neuester Technologien entdecken, entwickeln und liefern wir innovative Therapien für Menschen, die an Erkrankungen in den therapeutischen Bereichen Immunologie, Hämatologie, Herz-Kreislauf-