Administrative und technische Assistentin

Administrative und technische Assistentin Unser Kunde, ein Umweltberatungsunternehmen, sucht eine/n Administrative/n und technische/n Assistent/in für einen befristeten temporären Einsatz. Unterstellt der Geschäftsleitung stellen Sie die administrative, finanzielle und organisatorische Koordination der Mandate des Büros sicher und unterstützen gleichzeitig die Projektleiter bei der Nachverfolgung ihrer Aktivitäten. Ihre Aufgaben Administration und Büroführung Telefonischer und physischer Empfang der Besucher Verwaltung der Post, der Bestellungen und des Büromaterials Aktualisierung der internen Datenbanken Verwaltung der Fahrzeuge, der Ausrüstung und der Gemeinschaftsbereiche Administrative Kontrolle der Rechnungen und Spesenabrechnungen. Eröffnung und Nachverfolgung von Mandaten Überprüfung der Eingangsdaten (Verträge, unterzeichnete Offerten, Bedingungen usw.) Erstellung und Nachverfolgung von Projekten im internen System Verwaltung von Nachträgen und Aktualisierung der vertraglichen Informationen. Rechnungsstellung und Finanznachverfolgung Vorbereitung und Ausstellung von Rechnungen Interne Mahnungen, um eine vollständige und fristgerechte Rechnungsstellung zu gewährleisten Erstellung und Aktualisierung von Finanz-Dashboards (Kosten, Stunden, Margen) Überwachung der Planung und der voraussichtlichen Auslastung Aktualisierung der Mandatspläne. Administrative Unterstützung und Koordination Administrative Unterstützung der Projektleiter bei der Dokumentennachverfolgung Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, der Buchhaltung und den technischen Teams. Gesuchtes Profil Diese Stelle erfordert eine vielseitige, autonome und exakte Person mit einem ausgezeichneten Organisationstalent und Erfahrung im Baugewerbe. Sie sind in der Lage, mehrere Dossiers parallel zu verwalten, Ihre Aufgaben zu priorisieren und effektiv mit verschiedenen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten. Gute Kenntnisse der IT-Tools sowie Interesse an technischen Umgebungen sind von Vorteil. jpide65c027jm jpit0731jm jpiy26jm