Administrative Specialist (80-100%)

Der tatsächliche Standort dieser Stelle ist Basel, Schweiz. Diese Rolle als Administrative Specialist bietet hochgradige operative Unterstützung für das Global Quality Leadership Team. Sie agieren als proaktive Koordinatorin / als proaktiver Koordinator und stellen einen nahtlosen täglichen Betrieb sowie eine professionelle Ausführung von Aktivitäten in einem schnelllebigen, globalen Umfeld sicher. Was Sie bekommen: Eine agile Karriere und eine dynamische Arbeitskultur. Ein inklusiver und ethischer Arbeitsplatz. Vergütungsprogramme, die hohe Leistungen anerkennen. Was Sie tun werden: Proaktive Verwaltung komplexer, sich schnell ändernder Terminkalender für die Führungsebene, einschliesslich Meeting-Logistik und Teilnehmerkoordination. Organisation umfassender inländischer und internationaler Reisepläne, einschliesslich Flüge, Visa und Unterkünfte. Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Verwaltung von Bestellanforderungen über SAP Ariba zur Gewährleistung der Budgettransparenz. Pflege von SharePoint-Seiten und Intranet-Seiten, um die Dokumentenintegrität und Informationszugänglichkeit sicherzustellen. End-to-End-Unterstützung für Vor-Ort-, Off-Site- und virtuelle Leadership-Workshops und Teambesprechungen. Leitung des Integrationsprozesses für neue Mitarbeitende, Koordination von Systemzugängen, Ausrüstung und Orientierungsmaterialien. Aufbau kollaborativer Beziehungen über Funktionen hinweg und Agieren als zentraler Ansprechpartner innerhalb der „One Lonza“ Admin Community. Worauf wir achten: Nachgewiesener Hintergrund in der Unterstützung der oberen Führungsebene in einer administrativen Rolle oder als Personal Assistant in einem internationalen Umfeld. Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint), SharePoint und SAP Ariba. Fliessendes Englisch mit ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Fähigkeiten zur Interaktion mit globalen Stakeholdern. Fähigkeit, eine hohe Arbeitsbelastung selbstständig zu priorisieren und dabei unter engen Terminvorgaben eine hohe Genauigkeit beizubehalten. Eine nachgewiesene Erfolgsbilanz im Umgang mit streng vertraulichen und sensiblen Informationen mit absoluter Integrität. Starke Kollaborationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, sich in verschiedenen Organisationsebenen und Funktionen zu bewegen. Ein Abschluss oder eine Ausbildung in Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder Eventmanagement. Über Lonza: Bei Lonza sind unsere Mitarbeitenden unsere grösste Stärke. Mit über 30 Standorten auf fünf Kontinenten arbeiten unsere weltweit vernetzten Teams jeden Tag zusammen, um die Medikamente von morgen herzustellen. Unsere Kernwerte Collaboration, Accountability, Excellence, Passion und Integrity spiegeln wider, wer wir sind und wie wir zusammenarbeiten. Die Ideen aller, ob gross oder klein, haben das Potenzial, Millionen von Leben zu verbessern, und das ist die Art von Arbeit, an der Sie teilhaben sollen. Innovation gedeiht, wenn Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen ihre einzigartigen Perspektiven einbringen. Bei Lonza schätzen wir Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein inklusives Umfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Wenn Sie bereit sind, dabei zu helfen, die bahnbrechenden Ideen unserer Kunden in lebensfähige Therapien zu verwandeln, freuen wir uns darauf, Sie an Bord zu begrüssen. Bereit, die Zukunft der Life Sciences zu gestalten? Jetzt bewerben.