Verantwortliche/r für Verwaltung und Finanzen - NCCR Separations

Die EPFL, die École polytechnique fédérale de Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitäts-Campusse Europas und zählt zu den Top 20 der weltweiten akademischen Rankings. Die EPFL beschäftigt mehr als 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule erfüllen: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet einen aussergewöhnlichen Arbeitsrahmen im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17'000 Personen, darunter fast 12'500 Studierende und 4'000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Nationen. Verantwortliche/r für Verwaltung und Finanzen - NCCR Separations (80%) Mission Das nationale Forschungsnetzwerk << NCCR Separation >> ist ein Projekt von nationaler Tragweite in der Schweiz, das hauptsächlich vom Nationalen Schweizerischen Fonds finanziert wird. Es bringt zahlreiche hochrangige Forschende aus dem ganzen Land zusammen und hat zum Ziel, neue Techniken in den Trennwissenschaften zu entwickeln und den Technologietransfer zu beschleunigen, um die nachhaltigen Entwicklungsziele der Schweiz zu erreichen und den Weg zur globalen Klimaneutralität zu beschleunigen. Die EPFL, die die Leitung dieses Projekts innehat, sucht eine/n Verantwortliche/n für Verwaltung und Finanzen, um die Finanzoperationen zu leiten. Die Hauptaufgabe dieser Stelle besteht darin, die mit dem Projekt verbundenen Finanzinformationen innerhalb der EPFL sowie mit externen Partnern zu zentralisieren und zu konsolidieren. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten Finanzmanagement Sicherstellung des Finanzmanagements und der Buchhaltung des Projekts NCCR Separations. Mitwirkung bei der Erstellung, Überwachung und Steuerung des Budgets in enger Zusammenarbeit mit der NCCR-Leitung und den Program Managern. Sicherstellung der Budgetüberwachung der verschiedenen Partnerinstitutionen und Erstellung interner sowie externer Finanzberichte. Verwaltung der Erhebung, Prüfung, Rückerstattung und Verbuchung der Projektausgaben in Zusammenarbeit mit allen Partnern. Erhebung, Kontrolle und Aufbewahrung der für die Zwischen- und Abschlussberichte an den Nationalen Schweizerischen Fonds (SNF) über das Reporting-Portal erforderlichen Finanzdaten. Vorbereitung, Koordination und Sicherstellung der Nachverfolgung der Finanzprüfungen des SNF. Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der EPFL und den Partnern des Konsortiums in allen finanziellen und administrativen Angelegenheiten. Administration und Koordination Sicherstellung der administrativen Unterstützung des NCCR, insbesondere die Organisation von Sitzungen, die Vorbereitung von Tagesordnungen und Protokollen, die Verwaltung von Mailinglisten und die Dokumentationspflege. Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Management-Team (Program Manager, Communication Officer, KTT Officer, Data Manager, Scientific Officer) je nach Bedarf. Mitwirkung an Rekrutierungsprozessen und Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung der Personalressourcen (Ausschreibung von Stellen, Onboarding, Offboarding, Akkreditierungen, Abwesenheitskontrolle) in Koordination mit den zuständigen HR-Diensten. Koordination der logistischen Organisation der NCCR-Veranstaltungen (Workshops, Schulungen, Retreats, Sitzungen, Generalversammlungen und wissenschaftliche Veranstaltungen). Unterstützung bei der Organisation von Reisen, Besuchen, wissenschaftlichen Aufenthalten, Austauschprogrammen, Stipendien und Secondments der NCCR-Mitglieder. Beitrag zu den transversalen Aufgaben der Einheit ECO und Teilnahme, je nach Bedarf, an transversalen Projekten der EPFL. Profil Ausbildung in Buchhaltung, Finanzen, Management oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. Nachgewiesene Erfahrung in der finanziellen und administrativen Verwaltung von wissenschaftlichen Projekten oder Projekten vergleichbarer Grössenordnung. Erfahrung in einer Treuhand- oder Audit-Funktion ist ein Vorteil. Exzellente Beherrschung der französischen und englischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich. Sehr gute Beherrschung der Büro-Tools (Microsoft Office), mit exzellenten Kenntnissen in Excel. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig in einem dynamischen und multipartnerorientierten Umfeld zu bewältigen. Hohe Sorgfalt, Organisationstalent und Termintreue, insbesondere bei der Budget- und Verwaltungsüberwachung. Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Dienstleistungsorientierung. Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten (Leitung, Forschende, Professoren, institutionelle Partner, Auditoren und Verwaltungsdienste). Dynamische, zuverlässige, diskrete Persönlichkeit, die ein hohes Mass an Integrität aufweist. Vorteile Erfahrung mit administrativen und finanziellen Tools der EPFL (GrantsDB, mySNF oder ähnliche Tools). Erfahrung in der administrativen Verwaltung eines Forschungskonsortiums oder eines vom SNF finanzierten Projekts. Erfahrung in der internationalen logistischen Koordination oder im Management akademischer Programme. Wir bieten Ein multikulturelles und anregendes professionelles Umfeld Angenehme Atmosphäre und Arbeitsumfeld Attraktive Arbeitsbedingungen Möglichkeit zur Teilnahme an internen Schulungen je nach Bedarf der Stelle Weitere Informationen können bei M. Pierre-Yves Bolinger (Écrire un email (< >)) eingeholt werden. Informationen Eintrittsdatum: So bald wie möglich Beschäftigungsgrad: 80% - 2 Tage in Sion und 2 Tage in Lausanne Vertragsart: CDD Dauer: 1 Jahr, verlängerbar Referenz: 2335 jpid754ba14jm jpit0727jm jpiy26jm