ASAP - Finance & Business Operations Coordinator (m/f/d)

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• Standort in Oerlikon, mit einfachem Zugang durch den Zug

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist eine etablierte internationale, mitgliedschaftsbasierte Organisation mit Hauptsitz in Zürich. Die Organisation arbeitet in einem hochprofessionellen und kollaborativen Umfeld, unterstützt ein globales Netzwerk von Stakeholdern und stützt sich auf starke operative und finanzielle Prozesse, um ihre Mission effektiv zu erfüllen. Das Team sucht einen praxisorientierten Finanz- und Operations-Experten, der es geniesst, Buchverantwortlichkeiten mit breiteren geschäftlichen Unterstützungsaktivitäten in Einklang zu bringen.

Jobbeschreibung ##

Finanzadministration & Buchhaltung

• Überwachung der täglichen Buchungstransaktionen in den Bereichen Verbindlichkeiten, Forderungen und Hauptbuchaktivitäten.
• Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Spesen von Mitarbeitenden und Zahlungsanweisungen.
• Durchführung von Kontenabstimmungen und Untersuchung von Unstimmigkeiten, falls erforderlich.
• Mitwirkung an monatlichen und jährlichen Abschlussaktivitäten.
• Führung genauer und gut organisierter Finanzunterlagen und unterstützender Dokumentationen.

Reporting, Budgetierung & Compliance

• Unterstützung bei der Erstellung von Jahresbudgets, Prognosen und Finanzplanungsaktivitäten.
• Erstellung von Finanzberichts-Paketen und Management-Zusammenfassungen.
• Überwachung der Budgetleistung und Aufzeigen wesentlicher Abweichungen.
• Unterstützung bei externen Audits und Koordination mit Buchhaltungs-, Steuer- und Beratungspartnern.
• Mithilfe bei der Sicherstellung der Einhaltung relevanter Rechnungslegungsstandards, Mehrwertsteuerverpflichtungen und regulatorischer Anforderungen.

Business Operations & Administration

• Koordination administrativer Aktivitäten zur Unterstützung des reibungslosen Büroablaufs.
• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Serviceverträgen und beschaffungsbezogenen Aktivitäten.
• Unterstützung der Mitarbeiteradministration, der Lohnbuchhaltungskoordination und der Dokumentationsprozesse.
• Pflege von Betriebsabläufen, Vorlagen und internen Systemen.
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Sitzungen und Governance-Aktivitäten.

Verträge, Governance & Prozessverbesserung

• Führung von Vertragsakten und Überwachung von Vertragsverlängerungen und Verpflichtungen.
• Unterstützung interner Compliance-Initiativen und Governance-Anforderungen.
• Koordination von Versicherungen, gesetzlichen Dokumentationen und Unternehmensunterlagen.
• Mitwirkung an der Stärkung interner Kontrollen und operativer Best Practices.
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, Automatisierung von Routineaufgaben und Steigerung der Effizienz.

Datenmanagement & Business Support

• Sicherstellung der Datenqualität über Finanz- und Operations-Plattformen hinweg.
• Entwicklung von Berichten und Erkenntnissen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.
• Teilnahme an Systemverbesserungen und Implementierungsprojekten.
• Allgemeine Unterstützung bei operativen Initiativen und Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung.

Das ideale Profil ##

• Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Qualifikation in Buchhaltung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Disziplin.
• Fließendes Englisch, in Wort und Schrift.
• Deutschkenntnisse werden als Plus betrachtet.
• Vorherige Erfahrung in der Buchhaltung, Finanzoperationen, Buchführung oder Betriebswirtschaft.
• Fundiertes Verständnis von Finanzprozessen, Berichtsprinzipien und Abstimmungen.
• Vertrautheit mit Budgetierung, Prognose und Audit-Unterstützungsaktivitäten.
• Kenntnisse der schweizerischen Buchhaltungs- und Mehrwertsteueranforderungen sind von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungs-, ERP- und Reporting-Systemen.
• Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse und starke analytische Fähigkeiten.
• Hohe Detailgenauigkeit und Engagement für Korrektheit.
• Exzellente Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Proaktive und lösungsorientierte Denkweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Hohes Mass an Diskretion und Professionalität beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kundenorientierter Ansatz mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten.

Was geboten wird ##

• Vielseitige Position mit Einblicken sowohl in Finanzen als auch in Operations.
• Internationales Arbeitsumfeld mit breiter Interaktion mit Stakeholdern.
• Möglichkeit, zu Prozessverbesserungen und zur Organisationsentwicklung beizutragen.
• Kollaborative Teamkultur mit enger fachübergreifender Zusammenarbeit.

Job-Referenz angeben

JN-082026-7093246

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Team Secretary

Branche

Healthcare / Pharmaceutical

Ort

Zürich

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-082026-7093246