Office Assistant 60% für 6 Monate

• 16. September 2026
• 60%
• Unabhängig
• Genève

Um ihre Abläufe während eines temporären Zeitraums zu unterstützen, suchen sie einen erfahrenen und serviceorientierten Office Assistant, um den reibungslosen Betrieb des Büros zu gewährleisten und gleichzeitig eine qualitativ hochwertige administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung und interne Stakeholder zu leisten.

Office Assistant 60 % für 6 Monate

Unser Kunde ist ein Unternehmen aus dem Bereich der Konsumgüter (FMCG).

Aufgaben

Unter der Leitung des Generaldirektors wird der Office Assistant eine Schlüsselrolle bei der Aufrechterhaltung eines effizienten, organisierten und einladenden Arbeitsplatzes spielen. In der Funktion als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner kombiniert diese Stelle Bürokoordination, administrative Unterstützung und Facility Management.

Hauptverantwortlichkeiten ##

Bürobetrieb & Facility Management ###

• Dienen als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und eingehende Anrufe.
• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs der Büroumgebung.
• Verwaltung von Bürobedarf, Schreibwaren und Arbeitsmitteln.
• Koordination von Wartungsanfragen, Reinigungsdiensten, Kurierdiensten und anderen bürobezogenen Dienstleistern.
• Überwachung des Sicherheitszugangs, der Parkplatzvergabe und der allgemeinen Verwaltung der Einrichtungen.
• Sicherstellen, dass die Büroräume professionell, organisiert und voll einsatzbereit bleiben.

Administrative Unterstützung ###

• Bieten Sie umfassende administrative Unterstützung für den Generaldirektor.
• Koordination von Kalendern, Besprechungen und Reisevorbereitungen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und Geschäftsdokumenten.
• Unterstützung verschiedener Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Führung präziser Ablagesysteme und der Unternehmensarchive.
• Durchführung von Dateneingabe und Dokumentenmanagement nach Bedarf. [Assistant de bureau | PDF]

Lieferantenkoordination & Budget ###

• Verwaltung der Beziehungen zu externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Unterstützung bei der Prüfung von Rechnungen und der administrativen Budgetverfolgung.
• Überwachung der bürobezogenen Ausgaben und Unterstützung von Kostensenkungsinitiativen.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit dem Büro und den Einrichtungen.

Meetings, Reisen & Events ###

• Organisation von internen Meetings und externen Terminen.
• Koordination von Geschäftsreisen, Unterbringung und damit verbundener Logistik.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen und Teamevents.
• Sicherstellung eines effizienten Managements von Besprechungsräumen und Empfangsvorbereitungen.

Post & Korrespondenz ###

• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, Pakete und Kurierzustellungen.
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Behandlung vertraulicher Informationen mit Diskretion und Professionalität.

Profil des Kandidaten

Erfahrung ###

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Assistant, Bürokoordinator, Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen administrativen Unterstützungsposition.
• Vorherige Erfahrung in einem internationalen, korporativen oder schnelllebigen Umfeld.
• Eine fundierte Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsleitung wird als deutlicher Vorteil angesehen.

Kompetenzen & Fähigkeiten ###

• Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Serviceorientierter Ansatz und proaktiver Geist.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Positive Einstellung, Flexibilität und die Bereitschaft, über die Hauptverantwortlichkeiten hinaus beizutragen.
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.

Technische Kompetenzen ###

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel.
• Erfahrung mit SharePoint und Dokumentenmanagementsystemen.
• Fundierte administrative und organisatorische Fähigkeiten.

Sprachen ###

• Fließendes Französisch und Englisch sind essenziell.
• Zusätzliche europäische Sprachen wären ein Vorteil.

Bedingungen und Vorteile

Vertragsart: Befristeter Vertrag (6 Monate)
Arbeitszeiten: 60 % (4 Tage pro Woche)
Startdatum: Sofortige Verfügbarkeit bevorzugt