Personal Assistant mit Unterstützung der NCCR HR & Equal Opportunity Aktivitäten

• 25 juin 2026 • 80 - 100% • Durée indéterminée • Rämistrasse 101, 8006 Zürich • Se connecter pour voir l-estimation de salaire de jobup.ch Personal Assistant mit Unterstützung der NCCR HR & Equal Opportunity Aktivitäten # Die Schweizer Bundesregierung hat sechs neue Nationale Kompetenzzentren für Forschung (NCCRs) genehmigt. Diese Programme werden langfristige Stärke für wichtige strategische Forschungsbereiche in der Schweiz bieten. Die ETH Zurich leitet drei der sechs genehmigten NCCRs, namentlich den NCCR -Genesis-, und sieht dies als eine grosse Chance für die Ausbildung, Spitzenforschung und den Wissenstransfer in die Industrie und die Gesellschaft. -Genesis- untersucht den Ursprung des Lebens als schrittweisen Übergang von unbelebter Materie zu lebenden Organismen. Das Zentrum wird in enger Zusammenarbeit mit der Universität Lausanne (UNIL) geleitet. Das Projekt bringt mehr als 100 Wissenschaftler aus allen Teilen des Landes zusammen und schlägt die Brücke zwischen Biologie, Chemie, Astrophysik sowie Erdwissenschaften und Planetenwissenschaften.  Projektgrundlagen ## Um das kleine Projektteam zu stärken, schaffen wir die neue Funktion: Personal Assistant für den NCCR Direktor (Professor Queloz) mit einer zusätzlichen Rolle zur Unterstützung der NCCR HR & Equal Opportunity Aktivitäten. In dieser doppelt besetzten Position werden Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Aktivitäten von Professor Didier Queloz spielen und gleichzeitig in die NCCR HR & Equal Opportunity Aktivitäten eingebunden sein und als Sekretär des entsprechenden Komitees fungieren. Jobbeschreibung ## Aufgaben und Tätigkeiten als Personal Assistant für Professor Queloz (60%): • Die umfassende Planung, Koordination und Priorisierung des Kalenders Ihres Vorgesetzten, einschliesslich der Reiseorganisation, liegt in Ihrer Verantwortung. • Unterstützung von Senior Members der Gruppe oder Assistant Professors im Zusammenhang mit Professor Queloz in administrativen Angelegenheiten der ETHZ. • Sie pflegen eine enge Kommunikation mit anderen Schlüsselpersonen, die den Betrieb von NCCR Genesis an der ETH Zürich managen. • Sie sind zuständig für die Protokollführung bei Sitzungen und überwachen die Umsetzung von Entscheidungen und Aufgaben. • Sie sind zuständig für die Koordination der internen Kommunikation, Ankündigungen/Neuigkeiten und regelmässige Website-Updates in der Gruppe von Prof. Queloz, einschliesslich einiger allgemeiner Aufgaben für die Institute. • Sie sind zuständig für alle HR-bezogenen Prozesse der Forschungsgruppe, einschliesslich des reibungslosen Onboardings neuer Mitglieder. Für NCCR Genesis sind Sie die Sekretärin des Equal Opportunity Komitees. • Als erste Anlaufstelle für die Forschungsgruppe von Queloz koordinieren Sie interne und externe Stakeholder sowie Besuchsprogramme. • Sie erledigen administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und Prozessunterstützung routinemässig. • Sie bearbeiten effizient und sorgfältig Ad-hoc-Aufgaben, die aus dem täglichen Betrieb entstehen. • Sie koordinieren die Organisation der jährlichen Wissenschaftskonferenz der Gruppe, Welcome- & Networking-Events, Lunch-Seminare etc. Aufgaben und Tätigkeiten NCCR HR & Equal Opportunity (20-40%): • Sie fungieren als Ansprechperson für Fragen zu HR-Richtlinien und Chancengleichheit innerhalb des NCCR und agieren als Sekretariat des Equal Opportunity Komitees. • Sie überwachen die durch den NCCR finanzierten Personaleinstellungen. • Sie stellen die Einhaltung der SNSF-Regeln zu Beschäftigungsfähigkeit, Gehaltsstufen, Geschlechtergleichstellung und Massnahmen zur Chancengleichheit sicher. • Sie koordinieren die Unterstützung von Massnahmen zur Karriereentwicklung für Nachwuchsforschende (PhDs, Postdocs) einschliesslich Mentoring und Training. Profil ## • Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Executive-Ebene in einem akademischen Umfeld oder der Dienstleistungsbranche. • Starke organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise. • Professionelles, selbstbewusstes Auftreten und starke Serviceorientierung - kombiniert mit diplomatischem Geschick und einem politischen Gespür in sensiblen Situationen. • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit fliessendem Deutsch, Französisch und Englisch. • Sicherheit im Umgang mit verschiedenen, anspruchsvollen Zielgruppen und Kommunikationsformaten. • Fundierte Erfahrung im gleichzeitigen Management mehrerer Aufgaben unter Zeitdruck, korrektem Setzen von Prioritäten und unabhängiger Lösungsfindung. • Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen. • Teamplayer mit einem guten Sinn für Humor. Wir bieten ## • Ihren Job mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positivem gesellschaftlichem Wandel beiträgt. • Sie können zahlreiche Vorteile erwarten, wie z.B. Halbtax-Abos für den öffentlichen Verkehr und Carsharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung und attraktive Pensionskassenleistungen. • Wir bieten flexible Arbeitsbedingungen in einem inspirierenden, internationalen Forschungsumfeld. Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich Wir schätzen Diversität und Nachhaltigkeit ## Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern die Chancengleichheit, schätzen Diversität und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde all unserer Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Equal Opportunities und Diversity, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld gewährleisten, das jedem ermöglicht zu wachsen und aufzublühen. Nachhaltigkeit ist für uns ein Kernwert - wir arbeiten kontinuierlich an einer klimaneutralen Zukunft. Neugierig? Wir auch. ## Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit folgenden