HR Coordinator

• 06 août 2026 • 80% • Durée indéterminée • Possible • Genève Im Rahmen seiner Aktivitäten in der Schweiz sucht ein internationales Unternehmen seine/n zukünftige/n: HR Coordinator Angegliedert an die Finanzdirektion und in enger Zusammenarbeit mit den Managern, den lokalen Teams sowie den internationalen HR-Ansprechpartnern der Gruppe, stellen Sie die Verwaltung der Human Resources für die verschiedenen Schweizer Einheiten sicher. Als zentrale und nahgestellte HR-Ansprechperson begleiten Sie die Mitarbeitenden und Manager während des gesamten Employee Life Cycle. Sie agieren in einem besonders breiten generalistischen HR-Umfeld, das insbesondere die Unterstützung der Manager, die Personaladministration, den Payroll, die Sozialversicherungen, das Recruiting, das Reporting, Audits sowie lokale und internationale HR-Projekte umfasst. Sie sind in der Lage, gleichzeitig verschiedene, sensible und teilweise dringende Anfragen zu bearbeiten, während Sie die Zuverlässigkeit der Daten, die Einhaltung von Fristen und die Konformität mit der Schweizer Gesetzgebung gewährleisten. Diese Stelle richtet sich an eine selbstständige, organisierte, gewissenhafte und vielseitige Person. Ihre Hauptverantwortlichkeiten Begleitung der Mitarbeitenden und der Manager • Beratung der Manager bei täglichen HR-Fragestellungen • Begleitung der Mitarbeitenden während der verschiedenen Phasen ihrer beruflichen Laufbahn • Mitwirkung bei der Bewältigung sensibler Einzelsituationen, Konflikten und zwischenmenschlicher Problematiken. • Sicherstellung der Anwendung interner Verfahren und des Schweizer Arbeitsgesetzes • Beitrag zur Aufrechterhaltung eines positiven Arbeitsklimas und einer nahgestellten HR-Kommunikation Reporting, Gruppenkoordination und HR-Projekte • Vorbereitung und Aktualisierung von HR-Dashboards und Reportings für die Schweiz sowie für andere Länder der Gruppe • Erhebung, Kontrolle und Übermittlung der von der Gruppe angeforderten HR-Daten und -Informationen unter Einhaltung der Fristen und internen Anforderungen • Beantwortung punktueller Anfragen der Gruppe bezüglich Mitarbeitenden, Personalbestand, Payroll, Sozialleistungen, Absenzen oder lokaler HR-Prozesse • Sicherstellung der Koordination mit den internationalen HR-Ansprechpartnern und Gewährleistung der Zuverlässigkeit der kommunizierten Daten • Aktualisierung der Organigramme sowie der Mitarbeiterdaten in den HR-Systemen. • Mitwirkung beim Rollout und der Verbesserung von HR-Tools und -Prozessen • Beitrag zu lokalen und internationalen HR-Projekten der Gruppe • Mitwirkung bei der Umsetzung von Massnahmen zur Weiterbildung, Kompetenzentwicklung und zum Mitarbeiterengagement • Identifizierung und Vorschlag von Verbesserungen zur Vereinfachung und Zuverlässigkeit der HR-Prozesse Recruiting und Integration • Aufnahme und Analyse des Rekrutierungsbedarfs mit den Managern • Verfassen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen • Sicherstellung des Bewerberfollow-ups, der Vorauswahl und der Interviews • Unterstützung der Manager im Auswahlprozess • Vorbereitung von Einstellungsangeboten und Arbeitsverträgen • Organisation der administrativen und operativen Integration neuer Mitarbeitender • Sicherstellung der Nachverfolgung der Probezeiten und der verschiedenen Integrationsphasen • Verwaltung des Recruitings und der Betreuung von Praktikanten, Lernenden, Temporärkräften und befristeten Verträgen • Sicherstellung der Koordination mit Schulen, Universitäten, Rekrutierungsagenturen und externen Partnern Personaladministration • Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden, vom Eintritt bis zum Austritt • Verfassen von Arbeitsverträgen, Nachträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen und anderen HR-Dokumenten • Erstellung, Führung und Gewährleistung der Konformität der Personaldossiers • Verwaltung der Anmeldungen und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen und Partnerorganisationen • Sicherstellung der Nachverfolgung von Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, insbesondere für Grenzgänger und internationale Mitarbeitende • Erfassung von Absenzen, Ferien, Mutterschaftsurlaub, Krankheits- und Unfallmeldungen • Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden und Manager zu internen Richtlinien, Sozialversicherungen und zum Schweizer Arbeitsrecht • Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Eintritt, Mutation, Änderungen des Beschäftigungsgrades, Beförderungen und Austritten • Gewährleistung der Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit der persönlichen und vertraglichen Daten Payroll und Sozialversicherungen • Vorbereitung, Kontrolle und Übermittlung der monatlichen Payroll-Variablen • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Finanzteams, um die Richtigkeit und Konformität der Löhne zu gewährleisten • Durchführung der monatlichen Lohnkontrollen und Sicherstellung der Nachverfolgung etwaiger Korrekturen • Verwaltung der Deklarationen bei den Sozialversicherungen: AHV, UVG, KTG, EO, BVG und Familienzulagen • Sicherstellung der Nachverfolgung der Quellensteuer und der besonderen Situationen von Grenzgängern • Mitwirkung bei den monatlichen und jährlichen Abschlüssen sowie bei der Erstellung von Lohnausweisen • Vorbereitung der für interne und externe Audits erforderlichen Dokumente und Belege • Zusammenarbeit mit den Buchhaltungs- und Finanzteams im Rahmen von Kontrollen, Abstimmungen und Abschlüssen im Zusammenhang mit den Personalkosten Transversale Themen im Arbeitsumfeld • Intervention bei verschiedenen transversalen Themen, die für den reibungslosen täglichen Betrieb der Büros notwendig sind • Verwaltung oder Koordination der Zuweisung von Parkplätzen und der damit verbundenen Anfragen • Beitrag zur Gestaltung der Arbeitsplätze und zur Implementierung geeigneter ergonomischer Lösungen • Mitwirkung an der Organisation interner Events, insbesondere der Jahresendveranstaltungen • Sicherstellung der Sicherheit, des Komforts und der guten Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit den betroffenen Ansprechpar