Management Secretary 50%

• Managementsekretariat mit Protokollführung
• 50%

About Our Client ##

Unser Kunde ist eine kleine Stiftung mit Sitz in Lausanne, die im öffentlichen Sektor tätig ist.

Job Description ##

Als Management Secretary haben Sie folgende Verantwortlichkeiten:

Koordination der Governance-Instanzen

• Organisation und Koordination der Sitzungen des Stiftungsrates.
• Vorbereitung der Dossiers und Sicherstellung ihrer Verwaltung in WeDo.
• Verfassen der Sitzungsprotokolle - oft komplex und lang - mit Sorgfalt und Sicherstellung der Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sekretariatsverwaltung

• Verfassen verschiedener Korrespondenzen, Präsentationen und Verfahren.
• Sicherstellung des telefonischen Empfangs und der Postverwaltung.
• Verwaltung der Dokumentation und der Archive.
• Koordination der administrativen Logistik und des Bürobedarfs.

Assistance de direction

• Verwaltung des Terminkalenders, der Termine und der Geschäftsreisen der Geschäftsleitung.
• Nachverfolgung bestimmter Dossiers und Mitarbeit an transversalen Projekten.

Institutionelle Kommunikation

• Sicherstellung der Verbindung zur Kommunikationsagentur.
• Durchführung der Medienbeobachtung und Mitarbeit an der Aktualisierung der Website.

The Successful Applicant ##

• Mehrjährige Erfahrung als Management Secretary oder Assistant de Direction;
• Zwingende Erfahrung im öffentlichen, paraöffentlichen oder kommunalen Bereich;
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache, mündlich wie schriftlich, sowie exzellenter Ausdruck und Redaktion auf Französisch;
• Gute Kenntnisse in IT-Tools (MS Office, Management-Tools);
• Einwandfreie Schreibfähigkeiten; Freude an der Protokollführung und Synthesefähigkeit;
• Fähigkeit, autonom, proaktiv und in einem dynamischen Rhythmus zu arbeiten;
• Sinn für Vertraulichkeit und Diskretion;
• Vorherige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Non-Profit-Sektor.

What's on Offer ##

Unser Kunde bietet Ihnen:

• Ein temporäres Mandat mit 50%, das eine grosse zeitliche Flexibilität bietet;
• Ein temporäres Mandat, das bei Erfolg verstetigt werden könnte;
• Ein sehr freundliches und solidarische Arbeitsumfeld innerhalb eines kleinen, herzlichen, inspirierenden und wohlwollenden Teams;
• Die Möglichkeit, zu bedeutenden Projekten in einem Schlüsselsektor beizutragen.

Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, laden wir Sie ein, Ihre Bewerbung einzureichen.

Quote job ref

JN-092026-7106389

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Public Sector

Where

Lausanne Region

Contract Type

Interim

Job Reference

JN-092026-7106389

Job Nature

Home Office