Subcontracts Administrator

Dipartimento: Procurement and Subcontracts Management

Riporta a: Business Manager / Construction Manager

Responsabile di: Formazione / amministrazione / chiusura efficace dei subappalti; implementazione delle procedure di gestione dei subappalti del progetto.

Luogo: Ufficio di cantiere a Beringen

Data di inizio:

Tipo di impiego: Full time / In sede

ENKA Investment AG è alla ricerca di un Subcontracts Administrator per il suo progetto di data center pianificato a Beringen, Schaffhausen. Gestirai i subappaltatori durante tutto il loro ciclo di vita, lavorando a stretto contatto con l'organizzazione di progetto svizzera e la sede centrale di ENKA a Istanbul.

Conoscenze e qualifiche richieste

• 5-7+ anni di esperienza nell'amministrazione di subappalti/acquisti
• Esperienza in grandi progetti di costruzione o infrastrutture; l'esperienza in strutture mission-critical o data center è un vantaggio
• Fluidità in turco e inglese o tedesco
• Solida comprensione del settore delle costruzioni e della formazione, amministrazione e chiusura dei subappalti
• Esperienza e buona padronanza del sistema di controllo documentale aziendale EDMS di ENKA
• Forti capacità negoziali e consapevolezza commerciale/reclami
• Comprensione e uso della corretta etica aziendale
• Proattivo piuttosto che reattivo; atteggiamento positivo; capace di guidare amministratori junior
• Preferibile esperienza di lavoro internazionale

Principali compiti e responsabilità

• Gestire i subappaltatori assegnati durante tutto il loro ciclo di vita; formazione, amministrazione e chiusura, in conformità con le procedure di Subcontract Management del progetto
• Formazione del subappalto: revisionare le richieste di servizio per completezza, preparare le liste dei licitatori, compilare ed emettere i pacchetti ITB, gestire tutta la corrispondenza ITB, completare le valutazioni delle offerte commerciali e combinate, presentare raccomandazioni alla Project Management e consegnare i file di formazione all'amministratore assegnato
• Mantenere tutti i file elettronici dei subappalti in modo ordinato e organizzato
• Monitorare la corrispondenza e le sottomissioni nell'EDMS; garantire che le risposte siano inviate e ricevute e che le azioni pendenti siano concluse in tempo; sollecitare i rapporti e le sottomissioni dei subappaltatori
• Verificare che le coperture assicurative accettabili e le garanzie di esecuzione siano ottenute prima della mobilitazione del subappaltatore
• Interfacciarsi con i team di Construction, Engineering e Project Controls e formarli sulle disposizioni e la conformità dei subappalti, e identificare opportunità di risparmio, sollievo sulla pianificazione ed evitamento di reclami
• Amministrare il processo di modifica per i subappalti assegnati, supportare la preparazione e la negoziazione delle modifiche, amministrare i Change Notices e i Variation Orders, e revisionare le Technical Queries e i Daily Reports per questioni commerciali
• Coordinare la revisione e l'approvazione dei pagamenti di avanzamento dei subappaltatori e interrogare le richieste di pagamento per questioni di diritto
• Chiudere i subappalti assegnati in conformità con le procedure di progetto

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