Office and Finance Assistant al 50%

• Coordinare i processi HR, gli eventi, i viaggi e le interazioni con gli stakeholder • Fornire supporto amministrativo e finanziario end-to-end Informazioni sul Nostro Cliente ## Il nostro cliente è un'organizzazione internazionale. Descrizione del Lavoro ## Supporto Finanziario e per i Grant • Assistere nel monitoraggio del budget e nel controllo delle spese di progetto • Supportare le attività di rendicontazione finanziaria (inclusi stipendi, fatture e spese) • Contribuire alle previsioni finanziarie e alla preparazione del budget • Gestire i processi di approvvigionamento e il follow-up delle spese Amministrazione HR e del Personale • Supportare i processi di reclutamento e la preparazione della documentazione di impiego • Coordinare le attività di onboarding e offboarding per il personale e i collaboratori • Mantenere i record del personale e monitorare assenze, contratti e processi del ciclo di vita amministrativo • Fornire supporto amministrativo per ricercatori in visita, stagisti e personale temporaneo Supporto Esecutivo e Amministrativo • Gestire i calendari, programmare riunioni e coordinare appuntamenti per il personale senior • Fornire supporto amministrativo generale per garantire il regolare funzionamento del team Coordinamento Eventi e Viaggi • Organizzare riunioni, workshop, seminari e conferenze • Coordinare l'organizzazione dei viaggi, inclusi la logistica e i rimborsi • Supportare l'organizzazione di eventi interni e attività di team Mobilità e Supporto ai Visitatori • Facilitare l'arrivo e l'integrazione del personale internazionale e dei visitatori • Assistere con le domande di visto, l'alloggio e le disposizioni per l'assicurazione sanitaria • Gestire la logistica dei viaggi per ospiti e collaboratori Coordinamento e Collegamento • Agire come punto di contatto con i dipartimenti interni e i partner esterni • Coordinarsi con gli enti finanziatori e i servizi amministrativi come richiesto Il Candidato Ideale ## • Esperienza comprovata in un ruolo di supporto amministrativo, idealmente in un ambiente internazionale, accademico o di ricerca • Forti capacità organizzative e di multitasking, con attenzione ai dettagli • Mentalità proattiva e orientata al servizio con la capacità di lavorare indipendentemente • Fluente in francese e inglese (scritto e parlato) • Eccellente padronanza degli strumenti Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Forti capacità interpersonali con la capacità di lavorare in un ambiente multiculturale Cosa viene offerto ## Ruolo al 50% con sede a Geneva. Citare il riferimento del lavoro JN-062026-7036819 Funzione del Lavoro Office & Management Support Specializzazione Executive Assistant Settore Not For Profit Dove Geneva Tipo di Contratto Permanent Riferimento del Lavoro JN-062026-7036819