Assistente Esecutivo del Direttore Generale

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Chi Siamo

L'International Skating Union (ISU) è l'organismo mondiale di governo per il pattinaggio di figura, il pattinaggio di velocità, il pattinaggio di velocità short track e il pattinaggio sincronizzato. Fondata nel 1892, l'ISU è la più antica federazione internazionale di sport invernali e oggi lavora con più di 100 Federazioni Membri in quasi 80 paesi per far crescere e sviluppare il pattinaggio in tutto il mondo. Al cuore dell'ISU c'è un'ambizione audace: creare un mondo in cui tutti possano sperimentare e godere del brivido del pattinaggio. Attraverso Vision 2030, l'ISU sta trasformando il futuro del pattinaggio diventando un'organizzazione che mette al primo posto l'atleta, si concentra sui membri e pone al centro i fan, guidando l'innovazione, la crescita e l'impegno globale in tutte le discipline.

Ciò che rende l'ISU unico è l'opportunità di combinare la passione per lo sport con un significativo impatto globale. Come parte di un team coeso e collaborativo, avrai la possibilità di contribuire alla crescita di uno sport mondiale, lavorare con stakeholder attraverso i continenti e aiutare a plasmare il futuro del pattinaggio per le generazioni a venire.

Il Ruolo

L'Assistente Esecutivo fornisce un supporto amministrativo, operativo e di coordinamento di alto livello al Direttore Generale, garantendo il regolare funzionamento quotidiano dell'Ufficio del Direttore Generale e l'esecuzione efficace delle priorità strategiche.

Agendo come partner di fiducia del Direttore Generale, l'Assistente Esecutivo anticipa i bisogni, prende l'iniziativa e rimuove proattivamente gli ostacoli per ottimizzare il flusso di lavoro e l'efficacia organizzativa. Il ruolo funge da collegamento chiave tra il Direttore Generale e una vasta gamma di stakeholder interni ed esterni, richiedendo un eccezionale professionalità, discrezione e buon giudizio.

Lavorando all'interno di un'organizzazione globale e in un ambiente sportivo internazionale attraverso molteplici fusi orari, il ruolo richiede flessibilità, adattabilità e la capacità di rimanere calmi sotto pressione gestendo efficacemente priorità contrastanti. L'Assistente Esecutivo svolge un ruolo importante nel consentire al Direttore Generale di concentrarsi sulla leadership strategica, sulla governance, sull'impegno degli stakeholder e sulle prestazioni organizzative.

Responsabilità Chiave

Amministrazione Esecutiva

• Fornire un supporto amministrativo completo al Direttore Generale, inclusa la gestione del calendario, la programmazione degli incontri, la gestione della corrispondenza e il coordinamento dei viaggi.
• Anticipare le priorità e gestire proattivamente le richieste contrastanti sul tempo del Direttore Generale.
• Coordinare appuntamenti, inviti e disposizioni logistiche per garantire la gestione efficiente dell'Ufficio del Direttore Generale.

Collegamento con gli Stakeholder

• Fungere da principale punto di contatto tra il Direttore Generale e gli stakeholder interni ed esterni.
• Costruire e mantenere relazioni di lavoro efficaci con le Federazioni Membri, i Membri del Council, gli atleti, i partner, i fornitori di servizi e altri stakeholder.
• Garantire che le comunicazioni siano gestite in modo professionale, efficiente e riservato.

Documentazione Esecutiva

• Preparare, revisionare e coordinare presentazioni, rapporti, documenti di briefing, agende e altri documenti richiesti dal Direttore Generale.
• Garantire che tutti i materiali siano accurati, presentati professionalmente e consegnati tempestivamente.

Coordinamento e Follow-Up delle Riunioni

• Organizzare riunioni che coinvolgono il Direttore Generale, inclusi la programmazione, la logistica, la preparazione dell'agenda e la circolazione dei materiali della riunione.
• Partecipare alle riunioni come richiesto, redigere i verbali, registrare le decisioni e monitorare le azioni di follow-up.
• Mantenere i tracker delle azioni e monitorare i progressi rispetto alle scadenze concordate.

Briefing e Preparazione delle Riunioni

• Ricercare, compilare e preparare materiali di briefing e informazioni di base per riunioni, eventi e impegni con gli stakeholder.
• Garantire che il Direttore Generale sia pienamente preparato per tutti gli impegni e le discussioni decisionali.

Comunicazioni Scritte

• Redigere, correggere e modificare corrispondenza, email, discorsi, presentazioni, rapporti e altre comunicazioni per conto del Direttore Generale.
• Garantire che i messaggi siano chiari, professionali e allineati con gli obiettivi e le priorità dell'ISU.

Supporto alle Comunicazioni Interne

• Supportare la comunicazione di messaggi chiave e decisioni dal Direttore Generale allo staff e agli stakeholder.
• Assistere nel coordinamento delle comunicazioni relative a iniziative strategiche, priorità organizzative e questioni di governance.

Coordinamento di Eventi e Impegni

• Coordinare conferenze, eventi, funzioni ufficiali e impegni con gli stakeholder che coinvolgono il Direttore Generale.
• Gestire la logistica associata, le disposizioni di viaggio, i requisiti di ospitalità e il coordinamento degli stakeholder.
• Interfacciarsi con i team interni e i partner esterni per garantire un'esecuzione di successo.

Coordinamento Eventi Internazionali

• Coordinare la partecipazione del Direttore Generale agli eventi ISU e alle riunioni internazionali relative al pattinaggio di figura, al pattinaggio di velocità e al più ampio Movimento Olimpico.
• Gestire programmi, documentazione di supporto, riunioni con gli stakeholder e disposizioni di viaggio associate a questi impegni.

Ospitalità Ufficiale e Gestione Visitatori

• Accogliere e ospitare i visitatori dell'ISU per conto dell'Ufficio del Direttore Generale.
• Garantire che tutte le interazioni riflettano la professionalità, i valori e la reputazione dell'ISU.

Supporto ai Progetti Str