Executive Assistant 100 % | Passionate Together

Informazioni sull'azienda
L'azienda promuove una cultura di innovazione e un impegno condiviso per migliorare la salute e la vita delle persone. Con una forza lavoro globale e attività di ricerca, sviluppo e commerciali in Europa, Nord America e Asia, si dedica alla fornitura di medicinali innovativi ai pazienti in tutto il mondo. Il momentum si sta costruendo rapidamente. Il lavoro si muove velocemente e le priorità evolvono. I dirigenti forniscono feedback diretti e apprezzano le persone che si assumono la responsabilità e lavorano in modo indipendente. Sebbene le aspettative siano elevate, c'è un forte spirito di squadra: le persone si supportano a vicenda, mettono il cuore nel proprio lavoro e condividono l'entusiasmo di vedere i propri sforzi far progredire l'azienda.

Informazioni sul ruolo
Il tuo ruolo è sostenere due membri dell'EC e i loro team nel dare il meglio di sé, filtrando il rumore, anticipando i loro bisogni e mantenendo organizzate le loro intense giornate lavorative dall'inizio alla fine. Comunicherai con sicurezza con investitori, stakeholder esterni e membri del consiglio, portando chiarezza, tatto e professionalità in ogni interazione. Ti piace un carico di lavoro variabile, porti uno spirito collegiale e sei orgoglioso di rendere la vita più facile agli altri. C'è molto da fare per mantenerti impegnato e le priorità possono cambiare. Troverai rapidamente il tuo equilibrio se rimani composto, impari velocemente e adotti un approccio pratico per portare a termine le cose. Fornirai anche copertura e supporto all'assistente del CEO quando necessario. Lavorerete a stretto contatto, condividendo idee, individuando ciò che altrimenti potrebbe sfuggire e costruendo una partnership su cui entrambi potete contare. Creare questa struttura di supporto affidabile è una parte importante del ruolo; cerchiamo qualcuno che ne goda e porti un valore duraturo al team.

Le tue responsabilità includeranno, ma non si limiteranno a:
Gestire calendari complessi, bilanciando priorità contrastanti e mantenendo gli impegni allineati con le esigenze aziendali. Organizzare viaggi e coordinare la logistica degli incontri, anticipando i requisiti e gestendo i cambiamenti. Preparare materiali informativi, presentazioni, report e corrispondenza per incontri interni ed esterni. Organizzare riunioni di comitato e off-site della leadership, inclusi ordini del giorno, materiali, verbali e azioni da intraprendere. Supportare progetti e iniziative cross-funzionali, monitorare le scadenze e dare seguito alle azioni in sospeso. Agire come collegamento tra dirigenti e stakeholder, garantendo una comunicazione chiara e risposte tempestive.
Condurre ricerche, compilare dati e preparare sintesi concise per supportare il processo decisionale esecutivo. Assistere con i requisiti di corporate governance e gestire informazioni sensibili con discrezione. Mantenere i file digitali e i record ben organizzati e cercare modi pratici per migliorare i processi amministrativi. Rispondere in modo flessibile alle richieste ad hoc e fornire supporto dove necessario.

Informazioni su di te | Cosa porti nel ruolo
Una formazione professionale commerciale, idealmente integrata da una qualifica ulteriore in assistenza esecutiva (Direktionsassistenz), un diploma di una rinomata scuola alberghiera (EHL, SHL) o una qualifica correlata. Almeno sei anni di esperienza come assistente a supporto della leadership (pharma/healthcare, o life sciences). Fluente in inglese scritto e parlato; tedesco e francese sono considerati un plus. Piena competenza con Microsoft Office e strumenti di collaborazione come Zoom, Teams e SharePoint. Un approccio strutturato e organizzato e la capacità di comunicare con sicurezza con persone a tutti i livelli. Il giudizio per capire cosa richiede un incarico e portarlo a termine con una supervisione minima. La capacità di leggere bene le persone e le situazioni, rispondere con diplomazia e costruire relazioni; vedi il quadro generale e aiuti le persone a lavorare bene insieme.

In breve, cerchiamo qualcuno che ami essere la persona su cui gli altri possono contare. Un assistente che porti a termine le cose, porti energia positiva e goda nell'aiutare il team a riuscire.

Perché considerare questo passo nella tua carriera?
Il tuo contributo sarà notato e apprezzato. Ti unirai all'azienda in una fase entusiasmante del suo sviluppo, lavorando con colleghi di diverse discipline che apprezzano le tue idee e il tuo impegno. Il pacchetto include uno stipendio competitivo, benefici pensionistici e un bonus basato sulle prestazioni. Se questo ti descrive, ci piacerebbe sentirti. Per favore, invia i tuoi documenti di candidatura completi, uniti cronologicamente in un unico PDF, insieme a una breve nota introduttiva che delinei le tue aspettative salariali e la data di inizio, a Please quote ref. «EA-EC-26».

I candidati devono essere legalmente autorizzati a lavorare in Svizzera, possedere un valido permesso di lavoro svizzero, o essere cittadini svizzeri, UE o EFTA. I candidati selezionati saranno invitati a un colloquio video iniziale, seguito da una valutazione online.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zurich Switzerland

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