Addetto/a alla reception e amministrazione dello studio 50 %

I tuoi compiti

Reception e consulenza:

• Ricevere chiamate telefoniche, gestire la casella di posta elettronica
• Pianificazione degli appuntamenti nel software CENPLEX
• Accogliere i pazienti, consigliare e rispondere alle domande
• Gestione dei pazienti: coordinare, digitalizzare e archiviare la documentazione della registrazione e le prescrizioni, gestione della cartella del paziente e dei documenti integrativi

Attività amministrative e organizzazione dello studio:

• Fatturazione, gestione di solleciti e rifiuti
• Contatto con studi medici e assicurazioni per domande relative alle prescrizioni, alle garanzie di pagamento, alle fatture e alle voci tariffarie (coordinamento e consultazione con il terapista, se necessario)
• Gestione degli ordini: articoli di uso quotidiano (detergenti, manutenzione apparecchiature, ecc.), materiale da ufficio (carta per stampante, buste, ecc.), materiali per il trattamento (lozioni, nastro adesivo, gel, ecc.)

Compiti generali:
Supporto nella vita quotidiana, inclusa l'ordine e la pulizia nello studio (biancheria, cucina, area reception).

• Gestione degli spazi dello studio: assegnazione delle stanze, gestione delle chiavi
• Coordinamento e gestione di modelli amministrativi per scopi interni e materiale informativo per i pazienti (Excel, Word, PowerPoint)
• Gestione dei documenti e organizzazione dei processi interni (ad es. verbali delle riunioni di team, checklist, regolamenti, ecc.)
• Gestione del sistema di prenotazione online per i pazienti (Calit Web e App)
• Supporto per i sistemi IT interni (OneDrive, account Microsoft, creazione di backup, gestione delle password, gestione dei dispositivi)
• Risorse umane: co-coordinamento di assunzioni e dimissioni, creazione di certificati, panoramica della checklist per iscrizioni e cancellazioni, coordinamento dell'inserimento sul sito web e dell'abbigliamento da lavoro, gestione del personale in CENPLEX
• Amministrazione interna di workshop e corsi: iscrizioni, fatturazione, ricevute, creazione di handout
• Gestione esterna delle sale corsi: persona di riferimento per nuove richieste e inquilini esistenti, redazione dei contratti di locazione, pianificazione dell'occupazione delle sale corsi, fatturazione e gestione dei solleciti, coordinamento delle chiavi

Opzionale: Marketing

• Gestione del sito web (WordPress: adattamento testi, ottimizzazione SEO)
• Gestione dei canali social media (Instagram, Facebook, WhatsApp Business): creazione
• Creazione di materiale stampato (flyer, poster, biglietti da visita, ecc.) con Canva e ordine
• Progettazione, pianificazione e invio della newsletter mensile (Brevo)
• Progettazione di collaborazioni di sponsorizzazione e materiali pubblicitari

Cosa porti con te

• Esperienza nel settore amministrativo, idealmente in uno studio o in un ambiente simile
• Metodo di lavoro strutturato e autonomo con attenzione ai dettagli
• Padronanza di MS Office (Word, Excel, PowerPoint) e degli strumenti digitali
• Personalità amichevole, comunicativa e orientata al servizio
• Buone capacità organizzative e piacere nel coordinamento dei processi
• Opzionale: esperienza in marketing, social media e strumenti di design come Canva

Cosa ti offriamo

• Un'attività varia in un ambiente dinamico
• Possibilità di lavorare in modo autonomo e di contribuire alla definizione dei processi
• Un team motivato con un'atmosfera di lavoro rispettosa
• 1 settimana di formazione continua all'anno, nonché formazione interna mensile in