Manager de l'équipe Import & Export (m/f/d)

Description de poste

Import Export Manager (M1)

Direction et gestion d'équipe

• Direction, coaching et développement de l'équipe Import & Export, y compris la gestion des performances, la planification de la relève et le développement des collaborateurs.
• Définition d'objectifs clairs, de priorités et d'une répartition équilibrée des tâches pour une utilisation optimale des ressources disponibles.
• Garantie d'un effectif adapté aux besoins, d'un onboarding opportun et d'un développement continu des compétences.
• Promotion d'une culture d'équipe collaborative, orientée vers la performance et respectueuse de la conformité.

Responsabilités

• Responsabilité de la gestion globale des processus d'importation et d'exportation pour les expéditions nationales et internationales.
• Garantie de l'organisation ponctuelle et conforme aux normes GMP/GDP des transports sous température contrôlée par fret aérien et terrestre.
• Garantie de l'établissement et de la vérification de la documentation d'expédition en tenant compte des exigences mondiales de la Trade Compliance.
• Surveillance des processus de dédouanement, des instructions aux courtiers en douane ainsi que de la gestion des procurations (Power of Attorney).
• Surveillance des flux d'expédition, des goulots d'étranglement et des indicateurs de performance opérationnels pour garantir un traitement fiable.

Harmonisation des processus et amélioration continue

• Promotion de l'harmonisation des processus d'importation et d'exportation au sein de l'équipe ainsi qu'avec les parties prenantes concernées.
• Identification des opportunités d'innovation, de simplification des flux de travail et de l'élimination des obstacles pour l'équipe.
• Soutien aux initiatives de changement ainsi qu'amélioration continue de l'efficacité des processus, des délais d'exécution et de la qualité de service.

Communication et gestion des escalades

• Garantie d'une communication rapide et d'une remontée (escalade) des problèmes, des retards et des situations critiques à la direction et aux parties prenantes concernées.
• Direction des réunions d'équipe pour discuter des escalades, de la charge de travail, des priorités et des informations générales pertinentes.
• Garantie d'un flux d'information efficace entre la direction et l'équipe opérationnelle.

Conformité, reporting et surveillance des performances

• Garantie du respect des exigences GMP, GDP, Global Trade Compliance ainsi que d'autres exigences réglementaires.
• Soutien aux audits internes et externes ainsi qu'aux mesures CAPA qui en découlent.
• Établissement de statistiques et de rapports pertinents pour documenter la performance et l'efficacité du département.
• Surveillance des indicateurs de performance, y compris les livraisons dans les délais, les indicateurs de conformité et les métriques liées aux prévisions.
• Signature de documents ainsi qu'exécution de corrections autorisées au nom des collaborateurs directs conformément aux pouvoirs délégués.

Prérequis/Compétences :

• Études achevées ou formation équivalente en gestion de la chaîne d'approvisionnement (Supply Chain Management), logistique, commerce extérieur, administration des affaires, génie industriel ou un domaine comparable, au niveau Bachelor, MAS, HF ou formation continue comparable.
• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un environnement d'import/export, de douane, de trade compliance, de logistique ou de supply chain, idéalement dans un environnement industriel ou pharmaceutique international et réglementé.
• Expérience prouvée en direction, gestion de projet ou coordination, avec la capacité de diriger des équipes opérationnelles, de fixer des priorités et de faire progresser de manière autonome des thématiques transversales.
• Connaissances approfondies des processus d'importation et d'exportation, du droit douanier et du commerce extérieur, de la Trade Compliance, des Incoterms, des questions d'origine et de préférence, du contrôle des exportations ainsi que de la documentation d'expédition et de douane.
• Capacité d'équipe marquée, compétences sociales et esprit de coopération, ainsi que la capacité d'impliquer les collaborateurs et les partenaires d'interface de manière constructive et de favoriser une collaboration de confiance.
• Une bonne compréhension des exigences GMP/GDP, des systèmes de qualité, des processus de déviation, de CAPA et de Change Control, ainsi que des attentes réglementaires dans un environnement orienté conformité est un atout.
• Utilisation sûre de MS Office, expérience avec l'analyse de données, le reporting de KPI et le suivi des processus est un atout.
• Fortes capacités d'analyse, méthode de travail structurée ainsi qu'une grande compétence en résolution de problèmes et en prise de décision, même sous pression et lors d'escalades opérationnelles.
• Très bonnes connaissances de l'allemand ainsi que de très bonnes connaissances de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, au minimum au niveau C1.

Additional location(s) Compensation Information:

Required Skills:

Business Metrics, Clinical Supply Chain Management, Distribution Management, Driving Continuous Improvement, Efficiency Improvements, Import-Export, International Trade Compliance, Leadership, Operations Management, Process Improvements

Preferred Skills:

Dangerous Goods Transportation, Shipping

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

SecondaryLanguage(s) Job Description:

Leadership and Team Management

• Leadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development.
• Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources.
• Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency development
• Promoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture.

Responsibilities

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