Collaborateur:trice secrétariat & réception service social (100 %)

Vos tâches

• Accueil personnel des clientes, des clients ainsi que des visiteuses et visiteurs
• Réception, triage et transmission des appels téléphoniques, e-mails et demandes personnelles
• Communication de renseignements standards dans le cadre des compétences définies
• Organisation et coordination des rendez-vous pour les spécialistes responsables
• Réception, vérification et transmission des documents soumis
• Préparation et remise de documents, formulaires et correspondance
• Traitement du courrier entrant et sortant ainsi que numérisation et archivage structuré de documents
• Entretien des données de base, des aperçus de rendez-vous, des tâches en suspens et des listes administratives
• Soutien aux travailleurs sociaux et aux gestionnaires de cas pour des tâches administratives standardisées
• Coordination avec les communes, les autorités, les assurances et d'autres organismes internes et externes
• Garantie d'un fonctionnement de la réception ordonné, professionnel et orienté vers le service
• Respect constant des directives relatives à la protection des données, au secret professionnel et à la sécurité
• Transmission précoce des demandes professionnelles, conflictuelles ou urgentes au service compétent
• Collaboration à l'amélioration continue des processus, des modèles et des listes de contrôle au secrétariat

Votre profil

• Formation commerciale de base ou une formation comparable
• Expérience dans un secrétariat, à la réception, au service client ou dans une fonction administrative comparable
• Très bonnes connaissances de l'allemand à l'oral et à l'écrit
• Utilisation sûre de Microsoft 365 et des outils de travail numériques
• Méthode de travail soignée, structurée et fiable
• Plaisir au contact de personnes issues de situations de vie et de contextes culturels différents
• Attitude amicale et respectueuse ainsi que la capacité de poser des limites claires simultanément
• Calme et vue d'ensemble même en cas de forte affluence de visiteurs, de nombreuses demandes parallèles ou de situations tendues
• Discrétion et sens aigu des responsabilités dans la manipulation de données personnelles confidentielles
• D'autres connaissances linguistiques sont un avantage
• Une expérience dans le domaine social, de l'asile, de la santé ou de l'administration est la bienvenue, mais n'est pas une condition préalable

Pourquoi nous ?

• Une fonction polyvalente et responsable avec un contact direct avec les personnes
• Un environnement de travail porteur de sens à l'intersection du social, de l'administration et de la mission publique
• Des tâches claires, des responsabilités définies et des processus de travail structurés
• Une introduction soignée et un soutien par une équipe expérimentée
• Des outils de travail numériques modernes et des processus de décision courts
• La possibilité de participer activement à la conception des processus et de se développer professionnellement
• Une entreprise dynamique avec des perspectives de développement et d'avenir passionnantes

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