Workplace Coordinator

À propos d'Anthropic

La mission d'Anthropic est de créer des systèmes d'IA fiables, interprétables et pilotables. Nous voulons que l'IA soit sûre et bénéfique pour nos utilisateurs et pour la société dans son ensemble. Notre équipe est un groupe en pleine croissance de chercheurs, d'ingénieurs, d'experts en politiques et de leaders commerciaux engagés travaillant ensemble pour construire des systèmes d'IA bénéfiques.

Nous recrutons un Workplace Coordinator pour rejoindre Anthropic en tant que seul membre de l'équipe workplace dans notre bureau de Zurich. Vous serez responsable de tout ce qui fait fonctionner le bureau et de tout ce qui en fait un endroit où les gens ont envie d'être — de l'exploitation des bâtiments et de la gestion des fournisseurs à l'expérience employé, aux événements et à la programmation de la restauration. Si vous vous épanouissez en tant que personne sur laquelle tout le monde peut compter et que vous aimez porter plusieurs casquettes, ce rôle est pour vous. Nous avons une forte présence en personne chez Anthropic, et nous attachons une grande importance au fait que chaque bureau soit un endroit où les employés se sentent les bienvenus, soutenus et installés pour faire de leur mieux.

Responsabilités

Opérations de bureau et gestion des bâtiments

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Coordonner avec et gérer les fournisseurs qui s'occupent des opérations quotidiennes et de la maintenance du bureau de Zurich, y compris les services de nettoyage, les livraisons, les fournitures de bureau et les réparations de bâtiments

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Traiter les problèmes de lieu de travail rapidement (ascenseur en panne, inondation des toilettes, panne de CVC, réfrigérateur qui ne refroidit pas, etc.), en sollicitant le bon fournisseur et en informant les collègues jusqu'à la résolution du problème

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Effectuer des réparations mineures et des tâches de maintenance pratique ; coordonner les fournisseurs pour des travaux plus complexes

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Soutenir le CVC, les calendriers de maintenance préventive et l'entretien des systèmes du bâtiment

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Gérer l'installation des postes de travail pour les nouvelles recrues et les changements d'équipe, y compris les moniteurs, les bras de moniteur et l'équipement ergonomique

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Soutenir les déménagements de bureaux, les réorganisations, les reconfigurations de mobilier et la planification de l'espace à mesure que l'équipe grandit

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Collaborer avec la Sécurité sur le soutien à la réponse d'urgence et aider à maintenir la conformité avec les codes de sécurité locaux, les permis et les inspections

Expérience employé et hospitalité

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Être responsable de l'expérience quotidienne des employés pour le bureau de Zurich — vous êtes le visage du bureau et le premier point de contact pour le fonctionnement des choses

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S'assurer que les nouvelles recrues bénéficient d'une première journée fluide : bureau prêt, équipement installé, visite du bureau et accueil chaleureux

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Gérer la programmation de la restauration, y compris les snacks, le café, le traiteur pour les réunions et les repas d'équipe, en veillant à ce que les offres soient fraîches et répondent aux préférences des employés

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Surveiller et améliorer proactivement l'expérience au bureau grâce à des visites régulières, aux commentaires des employés et à l'observation — réparer ce qui ne fonctionne pas avant que cela ne devienne un ticket

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Répondre aux demandes dans notre système de ticketing interne dans le respect des SLA, en fournissant un haut niveau de service grâce à une communication claire, rapide et empathique

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Développer et préserver la culture du bureau, les normes et le standard d'hospitalité qui font que Zurich ressemble à un bureau Anthropic

Événements et programmation

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Planifier et exécuter des événements locaux au bureau : rassemblements d'équipe, célébrations de fêtes, moments marquants, happy hours et hospitalité pour les cadres en visite

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Coordonner avec les équipes Workplace, People et Experience plus larges sur les événements à l'échelle de l'entreprise qui ont une composante à Zurich (soirées de visionnage All-Hands, offsites, activités de team-building)

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Gérer la logistique des événements de bout en bout : installation de l'espace, traiteur, A/V, coordination des fournisseurs, suivi du budget et démontage après l'événement

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Soutenir les équipes et les cadres en visite avec l'installation de l'espace de travail, des recommandations locales et la logistique

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Apporter un état d'esprit d'hospitalité à chaque événement et installation de réunion, en veillant à ce que l'espace soit accueillant et bien préparé

Coordination interfonctionnelle et processus

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Collaborer étroitement avec les People Operations, la Sécurité, l'équipe Workplace mondiale, l'IT/AV et les fournisseurs locaux pour assurer le bon fonctionnement du bureau

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Aider à maintenir et à améliorer les procédures opérationnelles standard afin que les processus récurrents puissent suivre la croissance du bureau et de l'équipe

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Gérer de multiples priorités concurrentes avec un jugement clair sur ce qui importe le plus

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Signaler les problèmes, les risques et les besoins des installations à l'équipe Workplace mondiale de manière précoce et claire

Qualifications minimales

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Avoir plus de 5 ans d'expérience en coordination de lieu de travail, gestion de bureau, hospitalité ou exploitation de bâtiments

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Avoir une connaissance pratique des systèmes de bâtiment comme le CVC, les ascenseurs, la plomberie et l'éclairage, et pouvoir superviser la maintenance, les réparations et les services

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Apporter une approche axée sur le service et les solutions et apprécier sincèrement d'être la personne qui fait fonctionner les choses

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Avoir de l'expérience dans la gestion du service de restauration, du traiteur ou de la programmation d'hospitalité dans un cadre de bureau

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Être à l'aise avec la gestion indépendante d'un bureau — vous avez déjà été la seule personne workplace sur un site, ou vous êtes prêt à l'être

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Aimer mettr