Assistant(e) de Direction

Description de l'entreprise À propos d'AbbVie La mission d'AbbVie est de découvrir et de fournir des médicaments et des solutions innovants qui résolvent les problèmes de santé graves d'aujourd'hui et répondent aux défis médicaux de demain. Nous nous efforçons d'avoir un impact remarquable sur la vie des gens dans plusieurs domaines thérapeutiques clés, notamment l'immunologie, l'oncologie et les neurosciences - ainsi que des produits et services dans notre portefeuille Allergan Aesthetics. Pour plus d'informations sur AbbVie, veuillez nous rendre visite sur www.abbvie.com. Suivez @abbvie sur LinkedIn, Facebook, Instagram, X et YouTube. Description du poste AbbVie Switzerland recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour fournir un soutien administratif, organisationnel et de coordination de haut niveau au General Manager, à l'Affiliate Leadership Team (ALT) et au Country Affiliated Team (CAT). Ce rôle joue un rôle clé dans l'assurance du bon déroulement des opérations quotidiennes, le soutien aux communications internes et aux réunions, et la contribution à des projets stratégiques sélectionnés à travers l'affilié. Responsabilités clés Soutien au General Manager • Gérer les tâches administratives, y compris l'organisation des voyages et des frais • Superviser l'administration quotidienne du bureau du General Manager • Planifier et coordonner les réunions, les visites et les échanges professionnels • Organiser les réunions générales (town halls) pour tous les employés, les réunions virtuelles et la logistique associée • Soutenir les activités de culture et de communication en collaboration avec les External Affairs • Examiner les contrats et les documents d'achat, et créer des bons de commande pour soutenir les approbations • Administrer les documents et processus juridiques de l'entreprise, y compris les procurations (Powers of Attorney) et les rapports annuels • Soutenir l'administration de la gestion de crise et assurer la liaison avec l'EMEA Regional Security • Coordonner les réunions du CAT, y compris la préparation de l'ordre du jour et la prise de procès-verbaux Soutien à l'Affiliate Leadership Team • Soutenir l'intégration des nouveaux membres de l'ALT • Planifier et coordonner les réunions de l'ALT • Préparer les ordres du jour et les procès-verbaux pour les réunions de l'ALT • Fournir un soutien administratif et organisationnel aux équipes RH et Finance, ainsi qu'à certains dirigeants d'entreprise, y compris le Market Access Director, l'External Affairs Director et le Compliance Manager • Coordonner les réunions des assistants internes Projets stratégiques sélectionnés Prendre la responsabilité de certains projets clés de l'affilié, qui peuvent varier en fonction des besoins de l'entreprise. Les exemples incluent : • Diriger l'organisation de l'AbbVie Well-being Week • Soutenir les conférences à l'échelle de l'entreprise et les réunions cycliques • Coordonner le processus des prix de l'entreprise, y compris les nominations en collaboration avec l'ALT Qualifications • Formation commerciale ou qualification professionnelle équivalente • Minimum 3 ans d'expérience dans un rôle administratif de haut niveau, de préférence dans le secteur pharmaceutique ou un environnement similaire • Forte orientation client et esprit de service • Excellentes capacités de gestion du temps et de priorisation • Capacité à bien performer sous pression et à gérer le stress avec professionnalisme • Maîtrise professionnelle de l'allemand, de l'anglais et du français • Une bonne compréhension des activités et des opérations de l'entreprise est un plus Compétences critiques requises • Excellentes compétences en communication • Haut niveau d'intégrité et de discrétion • Fortes capacités d'organisation avec la capacité d'anticiper les besoins et de planifier à l'avance • Flexibilité dans la gestion des changements de priorités et de la charge de travail • Capacité à équilibrer efficacement plusieurs priorités • Autonome, axé(e) sur les détails et proactif(ve) • Capable de s'adapter à différents niveaux de parties prenantes et de séniorité • Esprit orienté solutions • À l'aise pour prendre des décisions et agir dans des situations ambiguës avec des informations limitées Informations complémentaires AbbVie est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à opérer avec intégrité, à stimuler l'innovation, à transformer des vies et à servir notre communauté. - Employeur garantissant l'égalité des chances/Vétérans/Personnes handicapées.  États-Unis & Porto Rico uniquement - pour en savoir plus, visitez https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html Les candidats des États-Unis & Porto Rico recherchant un aménagement raisonnable, cliquez ici pour en savoir plus : https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html