Assistant d'équipe

• 02 juillet 2026
• 100%
• Durée indéterminée
• Geneva

Contexte

L-Institut des Nations Unies pour la recherche sur le désarmement (UNIDIR) est une institution autonome financée sur une base volontaire au sein des Nations Unies. L-un des rares instituts de politique au monde axés sur le désarmement, l-UNIDIR génère des connaissances et promeut le dialogue et l-action en matière de désarmement et de sécurité. Basé à Genève, l-UNIDIR aide la communauté internationale à développer des idées pratiques et innovantes nécessaires pour trouver des solutions aux problèmes de sécurité critiques.

Responsabilités

Dans les limites de l-autorité déléguée, l-Assistant d-équipe sera responsable des tâches suivantes :
• Effectue un large éventail de fonctions de soutien de bureau et administratives pour plusieurs programmes de l-UNIDIR.
• Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et autres communications ; utilise un logiciel de traitement de texte standard pour produire une grande variété de documents et rapports complexes.
• Surveille les processus et calendriers liés aux résultats, produits, tâches, etc. de l-unité ; le cas échéant, aide à la vérification de la réception et de l-exactitude des documents requis, approbations, signatures, etc. pour assurer la conformité aux exigences légales, financières et autres pertinentes.
• Recherche, compile et organise des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, briefings, réunions/conférences, etc.
• Génère divers rapports statistiques standard et autres, ordres de travail, etc., en utilisant différentes bases de données.
• Relit les documents et édite les textes pour en vérifier l-exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que le respect des normes établies de format.
• Initie le paiement des factures des contractants et surveille les paiements.
• Fournit un soutien secretarial, administratif et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc.
• Aide à la préparation des supports de présentation en utilisant la technologie/logiciel approprié.
• Maintient le calendrier/les plannings ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l-intérieur et à l-extérieur de l-unité de travail immédiate.
• Effectue des fonctions de saisie et d-extraction de données.
• Examine, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; assure le suivi des actions en cours.
• Met à jour et maintient de grandes listes de distribution ; surveille, prépare et distribue divers documents, rapports, autant que possible en formats électroniques ; gère les arrangements pour l-impression et la traduction si nécessaire ; coordonne les arrangements d-expédition, services de messagerie, etc.
• Effectue des tâches administratives générales (par exemple, enregistrement des congés et présences, organisation de réunions et autres événements, réservations, suivi budgétaire, etc.), y compris la préparation et/ou le traitement des demandes/documents administratifs (par exemple, réquisitions, bons de commande, demandes de voyage, contrats, autorisations de dépenses, demandes de visa, etc.).
• Maintient les dossiers (papier et électroniques) et bases de données pour l-unité de travail.
• Aide à fournir un support logiciel et matériel de bureau.
• Fournit des conseils au personnel moins expérimenté sur les processus et procédures de bureau généraux, les applications informatiques, etc.
• Effectue d-autres tâches assignées.

Planning du travail proposé

Un plan de travail sera convenu dans les deux premières semaines du contrat. L-Assistant d-équipe aura des réunions régulières avec son supérieur hiérarchique direct afin de définir les missions dans le plan de travail et de suivre les progrès. Il/elle informera son supérieur hiérarchique direct et le personnel concerné en cas de problèmes concernant le respect des délais convenus.

Indicateurs de performance

L-Assistant d-équipe sera évalué selon le plan de travail convenu et conformément aux directives d-évaluation de la performance du personnel de l-ONU.

Tout le personnel de l-UNIDIR doit démontrer les valeurs fondamentales de l-ONU : professionnalisme, intégrité et respect de la diversité. De plus, il/elle devra démontrer les compétences suivantes :
• Professionnalisme : Connaissance du soutien général de bureau et administratif, y compris les politiques, processus et procédures administratives ; fait preuve de fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et l-atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes.
• Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite les contributions en valorisant sincèrement les idées et l-expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l-agenda de l-équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l-équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l-équipe.
• Planification et organisation : Développe des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; anticipe les risques et prévoit des mesures de contingence lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis c