Administrative Assistant

Für unsere Commercial Department suchen wir eine hoch organisierte, proaktive und serviceorientierte: Administrative Assistant (Vollzeit, unbefristet) ROLLE • Verwaltung komplexer internationaler Reisearrangements, Koordination von Reiserouten und Optimierung von Zeitplänen in Abstimmung mit den Agenden der Kollegen • Koordination von Visumanträgen und anderen reisebezogenen administrativen Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden • Koordination von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten, Gewährleistung einer nahtlosen Logistik, einschliesslich Agenden, Besprechungsräumen, Unterkünften, Transportmitteln und Restaurantreservierungen • Gewährleistung eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses von der Ankunft bis zur Abreise • Autonome Verwaltung von Kalendern, Koordination von Zeitplänen, Priorisierung von Anfragen und Antizipation potenzieller Konflikte • Organisation von internen und externen Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops • Vorbereitung von Meeting-Agenden, Koordination der erforderlichen Materialien und Unterstützung bei Follow-up-Massnahmen • Präzise und zeitnahe Erstellung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen • Tägliche administrative Unterstützung für mehrere Teams • Verwaltung von Bestellanfragen und Rechnungen • Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Verwendung von Microsoft Office Tools • Führung genauer Aufzeichnungen und Gewährleistung einer effektiven Dokumentenorganisation