ASAP - (Senior) Project Assistant / Coordinator (m/f/d) 100%

• 6 Monate Einsatz
• Option auf Verlängerung

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist ein internationales Konsumgüterunternehmen, das für Innovation, operative Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung bekannt ist.

Jobbeschreibung ##

Business Cadence & Governance Koordination

• Koordination und Terminplanung von wiederkehrenden Business Reviews, Planungssitzungen, Workshops und Governance-Meetings über mehrere Teams und Funktionen hinweg
• Verwaltung integrierter Kalender und Sicherstellung der Abstimmung von wichtigen Meilensteinen und Review-Zyklen
• Unterstützung beim Rollout neuer Business Operating Rhythms und Governance-Frameworks
• Sicherstellung, dass Stakeholder über alle geplanten Aktivitäten informiert, vorbereitet und ausgerüstet sind

Dokumentation & Prozessmanagement

• Erstellung, Pflege und kontinuierliche Verbesserung von operativen Dokumentationen und Prozessmaterialien
• Entwicklung von standardisierten Vorlagen, Sitzungsstrukturen, Agenden und Reporting-Tools
• Sicherstellung, dass Business-Frameworks, Verantwortlichkeiten und Prozesse klar dokumentiert und zugänglich sind
• Führung genauer Aufzeichnungen, Aktionsprotokolle und projektbezogener Dokumentationen

Stakeholder-Koordination & Follow-Up

• Dienen als zentraler Koordinationspunkt zwischen Projektteams, Führungskräften und funktionalen Stakeholdern
• Verfolgung von Zusagen, Liefergegenständen und Fristen über verschiedene Workstreams hinweg
• Proaktives Follow-Up von ausstehenden Maßnahmen und Eskalation potenzieller Risiken bei Bedarf
• Unterstützung der Führungsteams durch Sicherstellung, dass Entscheidungen und nächste Schritte klar kommuniziert und ausgeführt werden

Programm-Ausführung & Operative Unterstützung

• Bereitstellung operativer täglicher Unterstützung für Transformationsinitiativen
• Überwachung des Projektfortschritts und Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz und Ausführung
• Sicherstellung, dass administrative und logistische Aspekte des Programms effektiv verwaltet werden
• Beitrag zur erfolgreichen Einführung neuer Arbeitsweisen in der gesamten Organisation

Kontinuierliche Verbesserung

• Identifizierung von Lücken, Ineffizienzen und operativen Herausforderungen innerhalb bestehender Prozesse
• Vorschlag und Implementierung praktischer Lösungen zur Verbesserung der Koordination und Konsistenz
• Unterstützung beim Aufbau skalierbarer Praktiken und Tools, die abteilungsübergreifend übernommen werden können
• Unterstützung einer Kultur der Verantwortlichkeit, Struktur und operativen Exzellenz

Der ideale Bewerber ##

Ausbildung & Erfahrung

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Operations, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich
• Nachgewiesene Erfahrung in der Programmkoordination, Projektunterstützung, im Business Operations oder in Transformationsumgebungen
• Erfahrung in der Arbeit in schnelllebigen, matrixorganisierten Unternehmen
• Erfahrung mit organisatorischen Veränderungsprogrammen oder Business-Transformationsinitiativen ist sehr wünschenswert

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Außergewöhnliche Organisations- und Planungsfähigkeiten
• Starke Stakeholder-Management- und Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgezeichnete Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten
• Kenntnisse in Kollaborations-, Produktivitäts- und Projektmanagement-Tools
• Fähigkeit, unabhängig und proaktiv in sich entwickelnden Umgebungen zu arbeiten
• Starkes Problemlösungsdenken mit einem Hands-on-Ansatz bei der Ausführung
• Sicherer Umgang mit Führungskräften und funktionsübergreifenden Teams

Persönliche Eigenschaften

• Strukturiert und methodisch
• Äußerst zuverlässig und verantwortungsbewusst
• Ergebnisorientiert und proaktiv
• Belastbar und anpassungsfähig in wechselnden Umgebungen
• Starkes Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen

Was geboten wird ##

• Möglichkeit, zu einem hochwirksamen Business-Transformationsprogramm beizutragen
• Einblick in die Führungsebene und strategische Business-Initiativen
• Dynamisches, internationales und schnelllebiges Arbeitsumfeld

Job-Referenz angeben

JN-072026-7061975

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Planner

Branche

FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

Standort

Zürich

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-072026-7061975