Fachperson Administration und Kursorganisation 40-60%

• 10 September 2026
• 40 - 60%
• Unbefristete Anstellung
• Amriswil

HEKS beschäftigt über 1500 Festangestellte. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern arbeitet HEKS mit 290 Programmen und Projekten, die sich auf rund 144 Millionen Schweizer Franken belaufen. Im Jahr 2025 erreichte HEKS mit seiner Arbeit etwa 12 Millionen Menschen.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in der die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und natürliche Ressourcen bewahrt werden. Das Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS trägt zur Verbesserung der Lebensbedingungen von Menschen in der Schweiz und weltweit bei, setzt sich für deren Rechte ein, schafft Bewusstsein und mobilisiert zu diesem Zweck.

Gelebte Vielfalt - Inklusion ist uns wichtig:
Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Fachperson Administration und Kursorganisation 40-60% #

HEKS in-fra ist ein Sprach- und Integrationsprogramm für Frauen, Männer und Kinder, das im Kanton Thurgau Deutschkurse auf verschiedenen Niveaus anbietet. Derzeit gibt es 50 Semesterkurse an 4 Standorten (Arbon, Amriswil, Weinfelden und Kreuzlingen), die von 20 Kursleitenden für Sprache und Integration durchgeführt werden. HEKS in-fra ist zudem eine qualifizierte fide-Prüfungsinstanz.

Per sofort, befristet bis 31.12.2027 mit Aussicht auf Verlängerung oder Festanstellung, suchen wir eine:

Zweck der Rolle:

Sie sind der administrative und organisatorische Dreh- und Angelpunkt des Kursbetriebs. Sie stellen sicher, dass Daten, Informationen und Prozesse zuverlässig zusammenlaufen, die Administration reibungslos läuft und Anliegen effizient bearbeitet werden.

Dies sind Ihre Hauptaufgaben:

Kursadministration und Datenmanagement

• Sie koordinieren die Administration rund um Teilnehmende und Kurse, nehmen Kursanmeldungen entgegen und erfassen diese im System.
• Sie kommunizieren mit externen Stellen und planen die Kursangebote gemeinsam mit internen Fachpersonen. Sie behalten auch bei Änderungen und neuen Anforderungen den Überblick.

Rechnungsstellung und Administration

• Sie bereiten die Kursabrechnungen vor, erstellen Rechnungen und behalten Zahlungen sowie offene Posten im Blick.
• Sie betreuen den Schalter und sind die Ansprechperson für Fragen und Anliegen von Interessierten und Kursteilnehmenden.

Koordination und Zusammenarbeit

• Als Drehpunkt arbeiten Sie eng mit Teilnehmenden, Zuweisungsorganisationen, Kursleitenden und internen Funktionen zusammen.
• Sie koordinieren Anliegen, bringen die richtigen Personen zusammen und stellen sicher, dass Informationen zuverlässig fliessen.

Prozesse und Weiterentwicklung

• Sie identifizieren potenzielle Verbesserungen, bringen eigene Ideen ein und helfen dabei, administrative Prozesse einfacher, digitaler und effizienter zu gestalten.

Was Sie mitbringen:

• Sie sind ein Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und einem guten Kontextverständnis.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sehr zuverlässig und fühlen sich im Umgang mit Daten und digitalen Arbeitswerkzeugen zu Hause. Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich.
• Sie sind ein Teamplayer, arbeiten gerne mit verschiedenen Menschen und Funktionen zusammen und können unterschiedliche Perspektiven und Bedürfnisse zusammenführen.
• Sie begegnen Veränderungen offen und flexibel. Wo noch nicht alles definiert oder etabliert ist, sehen Sie Gestaltungsspielraum statt Hindernisse.
• In Situationen mit unterschiedlichen Interessen und anspruchsvollen Umständen bleiben Sie objektiv, behalten das gemeinsame Ziel im Auge und tragen konstruktiv zu Lösungen bei.
• Besonders wenn sich Prozesse oder Verantwortlichkeiten ändern, kommunizieren Sie klar, zuverlässig und freundlich.
• Sie haben Freude daran, neue Prozesse mitzugestalten, Strukturen zu schaffen und mit der nötigen Pragmatik sicherzustellen, dass Lösungen umgesetzt und abgeschlossen werden.

Was Sie von uns erwarten können:

• Ein partizipatives und rollenbasiertes Arbeitsumfeld mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum innerhalb der Organisation
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Rolle in einem interkulturellen Kontext
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell und moderne Anstellungsbedingungen
• Ein engagiertes Team
• Ein günstig gelegener Arbeitsplatz in Amriswil

Möchten Sie dem HEKS-Team beitreten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungstool. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Bewerbungen per E-Mail oder Brief nicht bearbeitet werden können. Die Vorstellungsgespräche (erste Runde) sind für Mittwoch, den 14. Oktober 2026, geplant.

Für weitere Informationen steht Ihnen Elvira Escher unter elvira.escher@heks.ch zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS in-fra finden Sie unter HEKS in-fra | HEKS