Leiter/in der Einheit Kundenservice und Administration - 80% bis 100%

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 zu konsultieren, indem Sie hier klicken. Die Hauptaufgabe der Direktion der Humanressourcen besteht darin, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung sicherzustellen. Sie sucht ständig nach Innovationen, fordert Bestehendes heraus und verbessert ihre Praktiken, während sie ihre Strategie auf die positive Erfahrung der Mitarbeitenden stützt. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Work-Life-Balance sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Das Centre de formation et de développement der HUG (CFD) entwickelt und implementiert ein Set von Programmen und Massnahmen, um sicherzustellen, dass die HUG über die notwendigen Kompetenzen zur Erfüllung ihres Auftrags verfügen und jedes Mitglied des Personals sein volles Potenzial ausschöpfen und an der Spitze seines Berufs bleiben kann. Die Aktivitäten des Zentrums umfassen insbesondere die Fachausbildungen in der Pflege sowie die Weiterbildung. Leiter/in der Einheit Kundenservice und Administration \\- 80% bis 100% Sie treten dem Team Organisation und Qualität des Centre de formation et de développement der HUG als Leiter/in der Einheit Kundenservice und Administration bei. In dieser Funktion leiten Sie die Einheit und garantieren die Qualität des Empfangs, des Kundenservice und der administrativen Leistungen. Sie beaufsichtigen sämtliche administrativen und logistischen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Bildungsangebot, koordinieren die Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Ansprechpersonen und sorgen für einen reibungslosen täglichen Betrieb. In einem Ansatz, der ein kollaboratives Arbeitsklima fördert, führen Sie das Sekretariatsteam und begleiten die Aufrechterhaltung sowie die Entwicklung seiner Kompetenzen. Sie organisieren die Prioritäten der Einheit, stellen eine effiziente Ressourcenverteilung sicher und garantieren die Einhaltung von Qualitäts- und Terminverpflichtungen. Sie tragen aktiv zur Optimierung der administrativen Prozesse und Arbeitsabläufe bei, harmonisieren die Praktiken und entwickeln eine Organisation, die Reaktionsfähigkeit, Zuverlässigkeit der Leistungen und Zufriedenheit der internen und externen Kunden fördert. Dank eines serviceorientierten Ansatzes, kontinuierlicher Verbesserung und Zusammenarbeit führen Sie die Teams zusammen, begleiten den Wandel und stärken die Synergien mit den verschiedenen Stakeholdern. Sie implementieren zudem Steuerungsinstrumente und Leistungskennzahlen, um die Effizienz der administrativen Tätigkeiten, die Qualität der erbrachten Dienstleistung und die logistische Verwaltung der Ausbildungen zu verbessern. In diesem Rahmen identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und leiten Projekte zur Vereinfachung der Prozesse und zur Optimierung der Nutzererfahrung. Darüber hinaus nehmen Sie an den transversalen Projekten des Centre de formation et de développement teil, tragen zur Entwicklung der Arbeitsmethoden bei und begleiten organisatorische Transformationen im Einklang mit den strategischen Ausrichtungen der HUG. Schliesslich zeigen Sie Flexibilität und Offenheit, um die Mission des Sektors Organisation und Qualität in einem Kontext des organisatorischen Übergangs zu unterstützen. Qualifikationen Sie verfügen über einen universitären Bachelor oder HES in Business Administration, in Betriebswirtschaft oder einer als gleichwertig erachteten Ausbildung. Sie weisen mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer administrativen Funktion mit hohem Volumen sowie eine mindestens zweijährige Führungserfahrung auf, ergänzt durch eine Managementausbildung vom Typ CAS. Eine in einem kommerziellen Umfeld oder im Dienstleistungsmanagement erworbene Erfahrung ist ein Vorteil. Sie besitzen ausgezeichnete Kenntnisse der administrativen Verfahren und Aktivitäten, die für eine grosse Organisation typisch sind. Sie haben Ihre Fähigkeit bewiesen, administrative Prozesse zu strukturieren, zu formalisieren und zu optimieren, während Sie deren regulatorische Konformität, deren Nachverfolgung und deren korrekte Anwendung gewährleisten. Sie zeigen zudem eine ausgeprägte Sensibilität für finanzielle und rechtliche Risiken, insbesondere im Rahmen von Vertragsaktivitäten. Ausgestattet mit ausgezeichneten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und einem starken Sinn für Kundenservice, wissen Sie, schwierige oder konfliktträchtige Situationen zu verhindern und zu managen. Sie zeichnen sich durch Ihre analytische Denkweise, Ihre Sorgfalt sowie Ihre Fähigkeit aus, einen pragmatischen, proaktiven, reaktiven und lösungsorientierten Ansatz zu wählen. Diese Qualitäten gehen einher mit einer guten Stressresistenz und einer grossen Anpassungsfähigkeit. Sie besitzen zudem einen ausgeprägten Sinn für Organisation und Priorisierung. Schliesslich beherrschen Sie die Managementwerkzeuge, die üblichen Informationssysteme, die KI-Tools sowie die Lösungen zur Steuerung, Überwachung und Planung der Aktivitäten perfekt. Zusätzliche Informationen Stellenantritt: ab sofort Anzahl der Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 80% bis 100% Funktionsklasse: in Bewertung Vertragsart: CDM Dauer 36 Monate Bewerbungsfrist: Auskünfte: Mme S. Pagnetti\\-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité im Centre de Formation et de Développement der HUG, \E-Mail schreiben\ (< >) Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der Diplome und