Mobile und vielseitige Sekretärin oder Sekretär für das Kinderspital - 100%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich bitte einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Versorgung sowie die gesundheitlichen Probleme der Neugeborenen, Kinder und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu gewährleisten. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren.

Es umfasst insbesondere die Dienste der allgemeinen Pädiatrie, der pädiatrischen Fachbereiche, der pädiatrischen Chirurgie, der Entwicklung und des Wachstums, der pädiatrischen Intensivpflege und Neonatologie sowie der pädiatrischen Notaufnahme.

Stellenbeschreibung ##

Im Rahmen Ihrer Funktion übernehmen Sie Vertretungsaufgaben in verschiedenen Sekretariaten, die der Pädiatrie (Kinderspital) angegliedert sind, für kurze bis mittlere Zeiträume, und müssen daher in der Lage sein, sich schnell an Veränderungen anzupassen. Da die größte Herausforderung dieser Stelle in der Vielfalt der Tätigkeiten und der kurzen Dauer der Einsätze liegt, müssen Sie über eine ausgezeichnete Lern-, Analyse- und Zuhörfähigkeit verfügen, um Ihren Auftrag erfolgreich zu erfüllen.

Dank Ihrer kommunikativen Fähigkeiten empfangen, informieren und orientieren Sie die Patientinnen und Patienten sowie deren Begleitpersonen, die in der Abteilung erscheinen, und Sie bearbeiten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie die elektronische Agenda der Ärzte verwalten und die Patientendossiers vorbereiten. Nach den Konsultationen übernehmen Sie eigenständig und zügig das Tippen medizinischer Berichte. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten selbstständig und eigenverantwortlich durch, unter anderem die Nachverfolgung von Patientendossiers, die Verwaltung der Korrespondenz und der elektronischen Nachrichten, die Verwaltung der Urlaubsplanung sowie die Organisation von Kongressen des medizinischen Körpers.

Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung logistischer Aufgaben, die mit dem Betrieb eines Sekretariats einhergehen, wie Bestellungen, Honorarnoten und Archivierung.

Innerhalb des Teams bauen Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat auf und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes während Abwesenheiten. Allgemeiner gesagt macht Ihr Sinn für Service Sie zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Abteilungen zu arbeiten.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/-frau oder über ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

You verfügen über mehrjährige Erfahrung in einem medizinischen Sekretariat, idealerweise in einer ähnlichen Position.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Sie besitzen die ECDL Advanced Zertifizierung, die Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web umfasst, und verfügen über sehr gute Kenntnisse der bei den HUG eingesetzten Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe und Requête Labo).

Dank Ihres guten Teamgeistes sind Sie in der Lage, in einem Shared Office mit mehreren Sekretären zu arbeiten.

Bei einem guten Organisationsvermögen und Sinn für Prioritäten sind Sie eine selbstständige, gewissenhafte und präzise Person bei den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, die es Ihnen ermöglichen, unvorhersehbare Ereignisse zu bewältigen, und gehen somit problemlos mit Stresssituationen um.

Schließlich weisen Sie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit auf.

Zusätzliche Informationen ##

• Stellenantritt: 01.11.2026
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 100%
• Funktionsklasse: 12
• Vertrag: CDD für 12 Monate
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Auskunft: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, [email protected]
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjoint, [email protected]

Ihre Bewerbungsunterlagen sollten ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Ziel, zum Kampf gegen die Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.