Assistant (H/F)

Einleitung ## Für unseren Service Coordination & Administration suchen wir einen Assistant (H/F), dessen Hauptaufgabe darin besteht, qualitativ hochwertige administrative Unterstützung für die Vertragsmanagement-Aktivitäten und die Schnittstellen Einkauf zu gewährleisten, indem die Dokumentenkonformität, die ordnungsgemäße Anwendung der Prozesse und die Zuverlässigkeit der damit verbundenen Modelle und Werkzeuge sichergestellt werden. Die Stelle ist in einem Service mit hohem Mehrwert angesiedelt, dessen Ziel darin besteht, die Fachteams durch zuverlässige, strukturierte, digitalisierte und qualitätsorientierte Leistungen zu unterstützen. *Verantwortlichkeiten* ## • Gewährleistung der administrativen Unterstützung für die Vertragsverwaltung • Teilnahme an der Verwaltung, Aktualisierung und Verbesserung der Dokumentenvorlagen • Administrative Unterstützung des Aktivitätsverantwortlichen • Begleitung der internen Nutzer in einem einkaufsorientierten Umfeld • Sicherstellung der Qualität, Konsistenz und Konformität der bearbeiteten Dokumente • Beitrag zum Einhalten und Verbessern der administrativen Prozesse, Verfahren und Standards • Verfolgung der Anfragen in den speziellen Tools und Beitrag zur administrativen Abwicklung • Zusammenarbeit mit mehreren internen Ansprechpartnern in einer Logik des Nahdienstes und der internen Kundenorientierung • Beitrag zum reibungslosen operativen Funktionieren des Services durch administrative Unterstützung bei der Koordination, Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Verfolgung der Aktivitäten, mit proaktiver, zuverlässiger und kooperativer Herangehensweise. *Profil* ## • Ausbildung: CFC Kaufmännischer Angestellter, Berufsmaturität • Bestätigte administrative Erfahrung, idealerweise in einem strukturierten, anspruchsvollen oder unterstützenden Umfeld • Sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit Dokumenten, administrativer Verwaltung und Aktenverfolgung • Starkes Interesse an Prozessen, Verfahren und normierten Umgebungen • Exzellente Kenntnisse der Microsoft 365-Tools: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint • Starke Fähigkeit, mit kollaborativen und digitalen Tools zu arbeiten • Kenntnisse von IVALUA, DocuSign und Visio sind ein großer Vorteil • Interesse an generativen KI-Tools, insbesondere Copilot, mit der Fähigkeit, Prompts auf relevante und effektive Weise zu formulieren • Sehr gute organisatorische und priorisierende Fähigkeiten • Fähigkeit, mehrere Anfragen und Ansprechpartner gleichzeitig zu bearbeiten • Neigung zu Koordinations-, Planungs- und Unterstützungsaufgaben • Dienstleistungs- und Verschwiegenheitsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit • Teamgeist, Anpassungsfähigkeit, Autonomie im definierten Rahmen, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten • Englischkenntnisse (B2). Schluss ## Wir bieten Ihnen eine stimulierende Umgebung, hervorragende Arbeitsbedingungen, Lösungen für die Flexibilisierung der Arbeitszeit und erstklassige Sozialleistungen. Wir danken Ihnen für die Einreichung einer vollständigen Bewerbungsmappe (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Zertifikate und Diplome). \#LI-Hybrid