Sachbearbeiter/in Bereich Führungsorgane – 50% bis 60%

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine Referenzeinrichtung auf nationaler und internationaler Ebene. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken. Angegliedert an die Direction de cabinet et des affaires extérieures, verwaltet der Bereich der Führungsorgane der HUG den administrativen Prozess der Entscheidungsfindung der Führungsorgane der HUG, insbesondere des Conseil d'administration (CA), des Bureau du conseil d'administration (BCA) und des Comité de direction (CD). Er übermittelt diese Entscheidungen an die politischen Behörden, an die HUG-Strukturen sowie an die direkt betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Er koordiniert mit dem Bereich des Dokumentenreferenzsystems die Erstellung und Veröffentlichung der offiziellen institutionellen Dokumente, die aus den Entscheidungen der Organe resultieren. Sachbearbeiter/in Bereich Führungsorgane – 50% bis 60% Unter der Aufsicht der administrativen Leiterin der Führungsorgane verwalten und koordinieren Sie die administrativen Aktivitäten der Sitzungen der Führungsorgane der HUG: Comité de direction, Bureau du Conseil d’administration und Conseil d’administration. Sie stellen die administrative Nachverfolgung dieser Sitzungen und der getroffenen Entscheidungen sicher. Sie achten darauf, sich mit der Korrespondenz, den Dokumenten und den Dossiers vertraut zu machen, die sich auf die von den Führungsorganen behandelten Bereiche beziehen. Es ist Ihre Aufgabe, bei den Direktionen sicherzustellen, dass sowohl die Qualität der Dossiers als auch die Einreichungsfristen eingehalten werden, indem Sie ihnen bei Bedarf die notwendige Unterstützung bieten. Darüber hinaus übernehmen Sie auch Sekretariatsaufgaben, die von der Leiterin der Führungsorgane delegiert werden. Sie wirken an der Erstellung von Sitzungsplänen, Zeitplänen und Dashboards mit. Sie arbeiten aktiv mit dem Bereich des Dokumentenreferenzsystems der HUG zusammen und überprüfen die Veröffentlichung und Aktualisierung der Dokumente im Zusammenhang mit den von den Organen getroffenen Entscheidungen. Qualifikationen Sie verfügen über ein EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung und haben bereits in einer administrativen Funktion gearbeitet, idealerweise bei Führungsorganen oder in einem komplexen Umfeld. Sie beherrschen die französische Sprache perfekt und weisen eine tadellose schriftliche Ausdrucksweise auf. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der Büro-Tools, insbesondere der Kollaborations-Tools, sowie über eine Sicherheit in deren Anwendung, die durch ein ECDL-Niveau oder als gleichwertig anerkannt ist. You haben einen ausgeprägten Sinn für Organisation und zeichnen sich durch grosse Sorgfalt aus. Als autonome Persönlichkeit verfügen Sie über einen guten Initiativ-, Analyse- und Ausführungsgeist. Sie besitzen ein exzellentes Stress- und Prioritätenmanagement sowie ein sehr hohes Mass an Diskretion und diplomatisches Geschick. Zusätzliche Informationen Antritt: sobald wie möglich Anzahl Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 50% bis 60% Funktionsklasse: 15 Vertrag: Befristeter Vertrag (CDD) von einem Jahr, verlängerbar Bewerbungsfrist: Auskünfte: Mme , administrative Leiterin der Führungsorgane, Tel. oder Mme , Sachbearbeiterin der Führungsorgane, Tel. Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Um einen Beitrag zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom Office cantonal de l'emploi stammen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet. jpidaf8b9aajm jpit0832jm jpiy26jm