Assistent oder Assistentin des Generalsekretärs zu 100% [Klasse 15]

Die Judikative ist die dritte Gewalt des Staates und umfasst alle Justizbehörden des Kantons. Getrennt von der legislativen und exekutiven Gewalt erfüllt sie ihre Mission in voller Unabhängigkeit, verfügt über eine eigene Verwaltung und ist ein autonomer Arbeitgeber. Sein Generalsekretär erfüllt im Wesentlichen drei Missionen: die allgemeine Leitung der Justizverwaltung und ihres Personals mit Unterstützung des Führungskomitees, die Unterstützung der Managementkommission der Judikative und der Konferenz der Gerichtspräsidenten, wobei er in diesen beiden Organen mit beratender Stimme sitzt, sowie die Repräsentation der Judikative in ihren externen und institutionellen Beziehungen.??? Assistent oder Assistentin des Generalsekretärs zu 100% [Klasse 15] Ihre Mission Ihre Mission wird darin bestehen, den Generalsekretär in seiner täglichen Tätigkeit zu unterstützen, indem Sie eine administrative, organisatorische und operative Unterstützung auf hohem Niveau leisten. Zu diesem Zweck übernehmen Sie insbesondere folgende Verantwortlichkeiten: \- Die Post und die elektronische Korrespondenz des Generalsekretärs autonom und proaktiv verwalten (Kenntnisnahme, Identifizierung von Themen und Dringlichkeiten, Empfangsbestätigung, Weiterleitung zur Bearbeitung, Vorbereitung von Antwortentwürfen insbesondere); \- Das Terminkalender und die Telefonleitung des Generalsekretärs autonom und proaktiv verwalten; \- Die Nachverfolgung und Überwachung der Fristen der Aktivitäten des Generalsekretärs autonom und proaktiv sicherstellen und zu diesem Zweck regelmäßige Besprechungen mit ihm führen; \- Sitzungen und Gespräche planen und vorbereiten, einschließlich der nützlichen Dokumentation; die Nachverfolgung der daraus resultierenden Maßnahmen und Entscheidungen sicherstellen; \- Autonom einen reibungslosen Informationsfluss und eine qualitativ hochwertige Zusammenarbeit mit der Kanzlei und den anderen Diensten der Generalseksekretariats, den Supportleitungen und dem Sekretariat der Supportleitungen, den Präsidien und Leitungen der Gerichte, sowie mit den Assistenten der Staatsräte, der Staatskanzlei, den Generalsekretariaten der Kantonsverwaltung und des Grossen Rates und den anderen Partnern der Judikative garantieren (Generalleitung des Projekts Justitia, staatlicher Protokolldienst, lateinische Konferenz der Generalsekretäre der Justizordnungen, Generalsekretariat des Bundesgerichts und von Diensten oder Ämtern der Bundesverwaltung, Generalsekretariat des Anwaltsverbandes zum Beispiel); \- Konsequent eine rigorose Dokumentenverwaltung sicherstellen, um eine effiziente Tätigkeit zu fördern; die Qualitätskontrolle der ausgehenden Dokumentation durchführen; \- Einen qualitativ hochwertigen Empfang für die internen und externen Gesprächspartner des Generalsekretärs garantieren; \- Den Generalsekretär administrativ bei der Führung seiner direkten Mitarbeitenden unterstützen (Festlegung und Nachverfolgung von Beurteilungsgesprächen, Vorbereitung der Formulare, administrative Begleitung der Rekrutierungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, insbesondere die administrative Verwaltung von Absenzen); \- In Zusammenarbeit mit der Kanzlei des Generalsekretariats zur Vorbereitung des jährlichen institutionellen Kalenders beitragen, indem die Sitzungen der Governance- und Führungsorgane, die bilateralen Sitzungen mit den direkten Mitarbeitenden und die regelmäßigen Treffen mit externen Partnern geplant werden. Ihr Profil Sie verfügen über eine kaufmännische Berufsmaturität oder einen höheren Abschluss (zum Beispiel: Bachelor oder HEG) oder eine andere als gleichwertig angesehene Ausbildung, ergänzt durch 5 Jahre nützliche Erfahrung für die Stelle in der Nähe einer Generalleitung. Schlüsselkompetenzen: \- Organisation, Autonomie und Strenge \- Ausgeprägter Sinn für Antizipation, Proaktivität, Priorisierung \- Reaktionsfähigkeit und Leichtigkeit im Umgang mit Unvorhersehbarem \- Einfallsreichtum, Höflichkeit, Diplomatie und Souveränität im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern \- Diskretion und Zurückhaltung \- Sinn für den Service für die interne und externe Öffentlichkeit \- Synthesefähigkeit Spezifische Kompetenzen: Sie besitzen eine ausgezeichnete Kenntnis der Themen, Prozesse und administrativen Verfahren des Sekretariats einer Generalleitung oder eines Governance-Organs. Sie beherrschen die Office-Palette und kollaborative Tools (MS Office). Sie verfügen über eine ausgezeichnete Beherrschung der französischen Sprache. Sie besitzen eine ausgezeichnete Schreibfertigkeit, insbesondere bei der Protokollführung. Ein Plus sind: gute Kenntnisse des Deutschen, des Englischen sowie der kantonalen und eidgenössischen Institutionen. Ihre Vorteile Ein dynamisches und sinnstiftendes Umfeld, mit der Verantwortung für eine spannende und wesentliche Mission für die öffentliche Gemeinschaft. Qualitativ hochwertige Sozialleistungen. Angebote für die Weiterbildung.? Anmerkungen Ein Auszug aus dem Strafregister und eine Bescheinigung aus dem Betreibungs- und Konkursregister werden am Ende des Rekrutierungsprozesses systematisch verlangt. Bitte bewerben Sie sich online über die folgende Website des Staates Genf: Assistante ou assistant du secrétaire général | Es werden nur vollständige Dossiers beantwortet, die den in der Anzeige formulierten Kriterien entsprechen. ?Am Ende des Verfahrens werden alle nicht berücksichtigten Bewerbungsunterlagen vernichtet. Arbeitsort Place du Bourg-de-Four 1 ?1204 Genève Vergütung: Klasse 15 Beschäftigungsgrad: 100% Vertragsart: CDI Anmeldefrist: Eintrittsdatum: jpidebdda15jm jpit0729jm jpiy26jm