Executive Assistant CIO & Office Manager 80%

• Lausanne / CDI / 80% / FR - ENG • Executive Assistant & Office Manager Über unseren Kunden ## Unabhängiges Schweizer Unternehmen im Finanzsektor, ansässig in der Region Lausanne. Jobbeschreibung ## Executive Assistant an den CIO: • Proaktive und vollständige Verwaltung der Agenda des CIO mit strategischer Priorisierung der Anliegen. • Organisation und Koordination der Governance-Gremien (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Agenden, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen. • Vorbereitung, Gestaltung und Korrekturlesen von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Stakeholder. • Kommunikationsmanagement: Sortieren von E-Mails, Verfassen von Briefen und Nachverfolgung von Maßnahmen. • Organisation der Reisen des CIO von Anfang bis Ende (Reservierungen, Visa, Reiserouten, Spesenabrechnungen). • Koordination mit internen Ansprechpartnern (Heads of Departments) und externen. • Überwachung von Fristen, Projekten und strategischen Lieferergebnissen. • Organisation von Schlüsselereignissen (Investment Days). Office Management & Administrative Unterstützung: • Überwachung des täglichen Bürobetriebs (Empfang, Verwaltung der Dienstleister, Instandhaltung). • Koordination des General Services (Reinigung, Facility Management, Lieferanten). • Verwaltung von Zugangsberechtigungen, Badges und Parkplätzen. • Globale administrative Unterstützung (Terminverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung). • Verwaltung des Büromaterials und Bestandsüberwachung. • Teilnahme an Onboarding-Prozessen (Installation, Material, Systemzugänge). The Successful Applicant ## Als Executive Assistant & Office Manager verfügen Sie über folgendes Profil: Erfahrung: • Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant). • Erfahrung im Finanzdienstleistungssektor, im Bankwesen oder in einem regulierten Umfeld. • Erfahrung in der Unterstützung einer Senior Executive (idealerweise CIO oder gleichwertig). • Erfahrung in der Governance oder in der Unterstützung von Boards/Komitees. Kompetenzen: • Exzellente Beherrschung von Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). • Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich. • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen. • Aussergewöhnliche Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement. • Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. • Hohe Diskretion und Sinn für Vertraulichkeit. • Proaktivität und die Fähigkeit zur Antizipation. • Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten. • Teamgeist mit Autonomie. What's on Offer ## Unser Kunde bietet Ihnen: • Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen. • 5 Wochen Urlaub für eine gute Work-Life-Balance. • Ein professionelles und kollaboratives Umfeld. • Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Effizienz des täglichen Betriebs beizutragen. Quote job ref JN-062026-7037847 Job Function Office & Management Support Specialisation Executive Assistant Industry Financial Services Where Lausanne Region Contract Type Permanent Job Reference JN-062026-7037847