Team Assistant 50%

Ref 2580491 | Date: 23 Sept 2026

Michael Page

Wir arbeiten mit einer kleinen internationalen Non-Profit-Organisation mit Sitz in Geneva zusammen, um eine erfahrene Team Assistant bei 50% für eine kurzfristige Einsatztätigkeit zu finden. Dies ist eine praxisorientierte Position, die den reibungslosen täglichen Bürobetrieb unterstützt und gleichzeitig administrative, logistische und Facility-Management-Koordinationsunterstützung für ein eng verbundenes und internationales Team bietet.

Team Assistant 50% (1 month)

Unser Kunde ist eine kleine internationale Organisation.

Missions

Büroadministration & Koordination

• Fungieren als Hauptansprechpartner für Besucher, Lieferanten und eingehende Anfragen.
• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Bürobetriebs.
• Verwaltung von Bürobedarf, Ausrüstung und Arbeitsplatzressourcen.
• Koordination von Wartung, Reinigungsdiensten, Kurieren und externen Dienstleistern.
• Aufrechterhaltung einer professionellen und einladenden Büroumgebung.

Executive & Administrative Support

• Bieten Sie administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung.
• Koordinieren Sie Kalender, Meetings und Reiseplanungen.
• Pflegen Sie Ablagesysteme, Aufzeichnungen und Dokumentationen.
• Unterstützen Sie verschiedene Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Bearbeiten Sie Dateneingabe- und Dokumentmanagement-Aktivitäten.

Meetings, Travel & Events

• Organisieren Sie interne Meetings und externe Termine.
• Koordinieren Sie Reisebuchungen und die damit verbundene Logistik.
• Unterstützen Sie die Durchführung von Teamevents und Meetings.
• Verwalten Sie Besprechungsräume und Catering-Arrangements, wo erforderlich.

Vendor & Facilities Management

• Kontakt mit Lieferanten und Dienstleistern.
• Unterstützung der Rechnungsadministration und Aktivitäten zur Budgetverfolgung.
• Überwachung von bürobezogenen Ausgaben und laufenden Anfragen.
• Sicherstellen, dass Probleme im Facility Management effizient angegangen werden.

Profil du candidat

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Coordinator, Executive Assistant, Office Manager oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Vorerfahrung in einer Non-Profit-Organisation, einer internationalen Organisation oder einer kleinen Struktur ist ein Vorteil.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten.
• Proaktive, serviceorientierte und lösungsorientierte Denkweise.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen.
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.

Technical Skills

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• Erfahrung mit SharePoint oder ähnlichen Dokumentenmanagementsystemen.
• Sicherer Umgang mit einer schnelllebigen und praxisorientierten Arbeitsumgebung.

Languages

• Fließendes Englisch und Französisch sind erforderlich.

Conditions et Avantages

Contract Details

• Befristeter Einsatz von etwa einem Monat.
• 50% Arbeitspensum (20 Stunden pro Woche).
• Sofortige Verfügbarkeit erforderlich.
• Position in Geneva.

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