Administrativ·e 80-100%

Der Service de la cohésion sociale der Stadt Vevey setzt sich dafür ein, das Zusammenleben zu fördern und jedem Einzelnen zu ermöglichen, seinen Platz in Respekt und Würde zu finden. Er ist insbesondere in den Bereichen soziale Begleitung, Senioren, Gleichstellung, Quartierleben, dezentrale Sozialarbeit und Zugang zu Wohnraum tätig.

Innerhalb des administrativen Bereichs unterstützen Sie die Leitung und die Teams bei den verschiedenen Aktivitäten des Dienstes. In einem Umfeld, in dem Projekte mehrere Akteure mobilisieren, erleichtern Sie den Informationsfluss und den Austausch zwischen den Teams, den institutionellen Ansprechpersonen und Partnern unter Wahrung der jeweiligen Rollen. Sie achten auf die Qualität der administrativen Nachverfolgung und die Einhaltung der Fristen. Durch Ihr Organisationstalent, Ihre Gewissenhaftigkeit und Ihre freundliche Art tragen Sie zum reibungslosen Funktionieren des Dienstes und zu qualitativ hochwertigen Beziehungen zur Bevölkerung und zu den Partnern bei.

In dieser Funktion sind Sie unter anderem für folgende Hauptaufgaben zuständig:

• Empfang der Öffentlichkeit, persönlich und telefonisch, Auskunft mit Takt und Diskretion geben und an die zuständigen Personen verweisen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der Postfächer des Dienstes, wobei Sie auf die Registrierung, Weiterleitung und Nachverfolgung der Anfragen achten
• Verfassen, Korrekturlesen und Formatieren von Korrespondenzen, Notizen, Berichten und anderen administrativen Dokumenten mit Klarheit und Präzision
• Mitwirkung an der Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung und Erstellen von Protokollen sowie Sicherstellung der Nachverfolgung
• Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Anfragen, Dossiers und Entscheidungen des Dienstes in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Personen
• Verwaltung von Anmeldungen, Terminvergaben und Reservierungen im Zusammenhang mit den Leistungen und Räumlichkeiten des Dienstes
• Aktualisierung der Tracking-Tabellen und Daten des Dienstes
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten des Dienstes
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der administrativen Instrumente und Prozesse in Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Bereichs

Ihr Profil:

• CFC als Kaufmann/Kauffrau oder ein gleichwertiger Titel
• Nachgewiesene Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung ist ein Vorteil
• Beherrschung der gängigen Büroanwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook, sowie Sicherheit im Umgang mit gemeinsamen Tracking-Tabellen und Fachsoftware (M-Files, eSéances, Proconcept)
• Ausgewiesene Schreibkompetenz, Erfahrung im Protokollieren von Sitzungen, Leichtigkeit beim Verfassen von Protokollen
• Organisationstalent und Prioritätensetzung, Fähigkeit, mehrere Dossiers parallel zu verwalten, Fristen vorauszusehen und die Nachverfolgung sicherzustellen
• Freundlichkeit und Zuhörfähigkeit, Diplomatie und Sicherheit im Umgang mit unterschiedlichem Publikum
• Gewissenhaftigkeit, Präzision und Diskretion bei der Bearbeitung von Dossiers und Informationen
• Kommunikationsfähigkeit und Verständnis für die Funktionsweise einer öffentlichen Verwaltung, mit der Fähigkeit, die Tragweite von Dossiers zu erfassen und die Rollen der verschiedenen Ansprechpartner zu identifizieren
• Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• Sinn für den öffentlichen Dienst und ausgeprägtes Interesse an den Themen des Service de la cohésion sociale

Eintritt: 1. Februar 2027 oder nach Vereinbarung

Weitere Informationen können bei Frau Lorena Marin Guex, Cheffe de service, unter . eingeholt werden.

Ihre Unterlagen, bestehend aus einem Motivationsschreiben, Ihrem Lebenslauf, Kopien Ihrer Diplome und Arbeitszeugnisse, sind uns bis zum 22. Oktober 2026 per zuzusenden.

Nur vollständige Bewerbungen per werden berücksichtigt.

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