Office Assistant 60% für 6 Monate

Ref 2579118 | Datum: 16 Sept 2026

Michael Page

Um den Betrieb während eines vorübergehenden Zeitraums zu unterstützen, wird ein erfahrener und serviceorientierter Office Assistant gesucht, um den reibungslosen Ablauf des Büros zu gewährleisten und gleichzeitig eine hochwertige administrative Unterstützung für das Senior Management und interne Stakeholder zu bieten.

Office Assistant 60% für 6 Monate

Unser Kunde ist ein FMCG.

Missionen

In Berichterstattung an den General Manager wird der Office Assistant eine Schlüsselrolle bei der Aufrechterhaltung eines effizienten, organisierten und einladenden Arbeitsplatzes spielen. In dieser Funktion als zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner kombiniert die Position Aufgaben der Bürokoordination, der administrativen Unterstützung und des Facility Managements.

Hauptverantwortlichkeiten
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Bürobetrieb & Facility Management

• Fungieren als erste Ansprechperson für Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und eingehende Anrufe.
• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs der Büroumgebung.
• Verwaltung von Bürobedarf, Schreibwaren und Arbeitsplatzausstattung.
• Koordination von Wartungsanfragen, Reinigungsdiensten, Kurierdiensten und anderen bürobezogenen Anbietern.
• Überwachung des Sicherheitszugangs, der Parkplatzvergabe und der allgemeinen Facility-Administration.
• Sicherstellen, dass die Büroräume professionell, organisiert und voll einsatzfähig bleiben.

Administrative Unterstützung

• Umfassende administrative Unterstützung des General Managers.
• Koordination von Kalendern, Meetings und Reisevorbereitungen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und Geschäftsdokumenten.
• Unterstützung verschiedener Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Pflege genauer Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen.
• Durchführung von Dateneingabe und Dokumentenmanagement-Aktivitäten nach Bedarf. [Office Assistant | PDF]

Lieferanten- & Budgetkoordination

• Verwaltung der Beziehungen zu externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und der Nachverfolgung des administrativen Budgets.
• Überwachung der bürobezogenen Ausgaben und Unterstützung von Kostenkontrollinitiativen.
• Sicherstellung der zeitnahen Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit dem Büro und den Einrichtungen.

Meetings, Reisen & Events

• Organisation von internen Meetings und externen Terminen.
• Koordination von Geschäftsreisen, Unterkünften und damit verbundener Logistik.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Teamaktivitäten.
• Sicherstellung eines effizienten Meetingraum-Managements und der Gastfreundschaftsarrangements.

Post & Korrespondenz

• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, Pakete und Kurierlieferungen.
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion und Professionalität.

Profil du candidat

Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Assistant, Office Coordinator, Executive Assistant oder in einer ähnlichen administrativen Supportfunktion.
• Vorherige Erfahrung in einem internationalen, korporativen oder schnelllebigen Umfeld.
• Fundierte Erfahrung in der Unterstützung des Senior Managements wird als deutlicher Vorteil betrachtet.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Hohe Detailgenauigkeit und Fähigkeit zur effektiven Priorisierung.
• Serviceorientierter Ansatz und proaktive Denkweise.
• Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit zur autonomen Arbeitsweise bei gleichzeitiger effektiver Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern.
• Positive Einstellung, Flexibilität und die Bereitschaft, über die Kernverantwortlichkeiten hinaus beizutragen.
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.

Technische Fähigkeiten

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel.
• Erfahrung in der Nutzung von SharePoint und Dokumentenmanagementsystemen.
• Starke administrative und organisatorische Fähigkeiten.

Sprachen

• Fließendes Französisch und Englisch sind essenziell.
• Zusätzliche europäische Sprachen wären ein Vorteil.

Conditions et Avantages

Vertragsart: Befristeter Vertrag (6 Monate)
Arbeitszeit: 60% (4 Tage pro Woche)
Startdatum: Sofortige Verfügbarkeit bevorzugt

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