Administrative Assistant Job Details | Idorsia

    Über Idorsia Pharmaceuticals Ltd Mit Hauptsitz in der Nähe von Basel, Schweiz – einem europäischen Biotech-Hub – verfügt Idorsia über ein hoch erfahrenes Team aus engagierten Fachleuten, die alle Disziplinen vom Labor bis zum Patienten abdecken; QUVIVIQ- (daridorexant), eine andere Art der Insomnie-Behandlung mit dem Potenzial, dieses zunehmende Problem der öffentlichen Gesundheit zu revolutionieren; starke Partner zur Maximierung des Wertes unseres Portfolios; eine vielversprechende interne Entwicklungspipeline; und eine spezialisierte Plattform zur Arzneimittelentdeckung, die auf niedermolekulare Medikamente konzentriert ist, welche das Behandlungsparadigma für viele Patienten verändern können.   Wir suchen eine/n hochproaktive/n und einfallsreiche/n Administrative Assistant, um als vertrauenswürdige/r Partner/in dem Head of Technical Operations, dem TechOps Leadership Team und der weiteren TechOps-Organisation zu dienen. Die erfolgreiche Person wird die Verantwortung für eine breite Palette von administrativen und operativen Aktivitäten übernehmen, Bedürfnisse antizipieren, Probleme unabhängig lösen und zum reibungslosen täglichen Ablauf der Abteilung beitragen.    Job-Verantwortlichkeiten   Executive & Department Support   • Agieren als vertrauenswürdige/r Partner/in für den Head of TechOps und das TechOps Leadership Team, wobei proaktive administrative und organisatorische Unterstützung geleistet und Bedürfnisse antizipiert werden. • Unabhängiges Management und Priorisierung einer breiten Palette von abteilungsinternen administrativen Aktivitäten, um eine effektive Nachverfolgung und einen reibungslosen täglichen Betrieb zu gewährleisten. • Überwachung offener Aufgaben und Sicherstellung der rechtzeitigen Nachverfolgung mit internen und externen Stakeholdern. • Identifizierung von Lücken und Ineffizienzen in administrativen Prozessen und Vorschlag praktischer Verbesserungen. • Erstellung von Agenden, Koordination von Besprechungsunterlagen und Protokollführung für die Meetings des TechOps Leadership Teams. • Pflege des TechOps-Organigramms, der Mailinglisten und der SharePoint-Zugriffsrechte. • Organisation von Reisevorbereitungen für den Head of TechOps und andere Mitglieder der Abteilung, falls erforderlich. • Überwachung des Abteilungsbudgets und Bereitstellung regelmäßiger Übersichten der Ausgaben, einschließlich Reise-, Schulungs- und Cateringkosten. • Agieren als Facility Management Coordinator, Abstimmung mit dem Site Management, um Büroflächenbedarf zu antizipieren und die Bürozuweisung mit dem Head of TechOps zu koordinieren. Verwaltung der ein- und ausgehenden Post und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Bürobedarf. • Sicherstellung der rechtzeitigen Kommunikation relevanter Informationen innerhalb der Abteilung.   Meeting, Event & Visitor Coordination   • Organisation von internen und externen Meetings, einschließlich Raumbuchungen, Logistik und Besucherempfang. Koordination von abteilungs- und teaminternen Veranstaltungen.   Recruitment, Onboarding & Offboarding Support   • Koordination und Terminierung von Interviews in Abstimmung mit HR und externen Partnern. • Unterstützung der Line Manager beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, einschließlich der Koordination von IT-Equipment und damit verbundenen administrativen Tätigkeiten.   Contract, Signature & SOP Management   • Koordination von Vertragsabläufen und das Einholen elektronischer Signaturen, einschließlich der Verwaltung von Adobe Acrobat Sign. • Verwaltung der Ablage rechtlicher Dokumente und Abstimmung mit der Rechtsabteilung bezüglich Archivierung und Nachverfolgung. • Bereitstellung administrativer Unterstützung für TechOps-Teams bei der Vorbereitung und Formatierung von Standard Operating Procedures (SOPs).    Anforderungsprofil   • Einschlägige Qualifikation in Management Assistenz, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich, kombiniert mit mehrjähriger Erfahrung in der Unterstützung einer Abteilung, Division oder einer Führungskraft in einem internationalen Umfeld. • Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Abteilungsleitern in einem dynamischen Umfeld. • Hohe Autonomie, Einfallsreichtum und Eigenmotivation, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, fundierte Urteilskraft walten zu lassen und Aktivitäten ohne enge Aufsicht zum Abschluss zu bringen. • Starke organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz mit der Fähigkeit, in Ambiguität zu agieren, Prioritäten zu setzen und mehrere konkurrierende Anforderungen zu managen. • Ausgeprägter Sinn für Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht, kombiniert mit einer proaktiven und serviceorientierten Denkweise. • Exzellente Liebe zum Detail und eine zuverlässige, strukturierte Arbeitsweise. Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv über Funktionen und Hierarchieebenen hinweg zusammenzuarbeiten. • Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Deutsch und/oder Französisch wären ein starker Vorteil. • Gute Kenntnisse der Microsoft Office Anwendungen, einschließlich Word, Outlook, PowerPoint und Visio. • Mindestens fünf Jahre einschlägige Erfahrung in der Finanzadministration, im Einkauf und/oder in der Lagerverwaltung. • Erfahrung mit Coupa und SAP S/4HANA wäre von Vorteil. • Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team effektiv zu arbeiten, auch unter Druck. • Urteilskraft im Umgang mit sensiblen Informationen und die nachgewiesene Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit zu wahren. • Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie wäre von Vorteil. • Grundverständnis eines GxP-Umfelds und relevanter pharmazeutischer Vorschriften, einschließlich EudraLex Volume 4, wäre von Vorteil.    Arbeitsort: Basel Area Land: Switzerland Geschäftsbereich: Technical Operations Zeitmodell: Vollzeit Beschäftigungsverhältnis:&nbs