Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Stelle, die eine Rolle als Executive Assistant des CIO und als Office Manager kombiniert, wobei sowohl die Executive Support (Agenda, Komitees, Reisen) als auch das Management des täglichen Bürobetriebs sichergestellt werden. Die Stelle erfordert Organisation, Proaktivität und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem anspruchsvollen Umfeld zu verwalten. Executive Assistant CIO & Office Manager 70% Unabhängiges Schweizer Unternehmen im Finanzsektor mit Sitz in der Region Lausanne. Aufgaben Executive Assistant des CIO: Proaktive und vollständige Verwaltung der Agenda des CIO mit strategischer Priorisierung der Anliegen. Organisation und Koordination der Governance-Gremien (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Agenden, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen. Vorbereitung, Formatierung und Korrekturlesen von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Stakeholder. Kommunikationsmanagement: Sortieren von E-Mails, Verfassen von Korrespondenz und Nachverfolgung von Maßnahmen. End-to-End-Organisation der Reisen des CIO (Reservierungen, Visa, Reiserouten, Spesenabrechnungen). Koordination mit internen (Heads of Departments) und externen Ansprechpartnern. Überwachung von Terminen, Projekten und strategischen Ergebnissen. Organisation von Schlüsselsereignissen (Investment Days). Office Management & Administrativer Support: Überwachung des täglichen Bürobetriebs (Empfang, Verwaltung der Dienstleister, Instandhaltung). Koordination des General Services (Reinigung, Facility Management, Lieferanten). Verwaltung von Zugang, Badges und Parkplätzen. Globaler administrativer Support (Terminverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung). Verwaltung des Büromaterials und Bestandsüberwachung. Mitwirkung an Onboarding-Prozessen (Installation, Hardware, Systemzugänge). Anforderungsprofil Als Executive Assistant & Office Manager verfügen Sie über folgendes Profil: Erfahrung: Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant). Erfahrung im Finanzdienstleistungssektor, im Bankwesen oder in einem regulierten Umfeld. Erfahrung in der Unterstützung einer Senior Executive (idealerweise CIO oder gleichwertig). Erfahrung in der Governance oder in der Unterstützung von Boards/Komitees. Kompetenzen: Exzellente Beherrschung von Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich. Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen. Aussergewöhnliche Organisation und Prioritätenmanagement. Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. Hohe Diskretion und Sinn für Vertraulichkeit. Proaktivität und die Fähigkeit zur Antizipation. Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten. Teamgeist mit Autonomie. Bedingungen und Vorteile Unser Kunde bietet Ihnen: Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen. 5 Wochen Urlaub für eine gute Work-Life-Balance. Ein professionelles und kollaboratives Umfeld. Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Effizienz des täglichen Betriebs beizutragen. jpid4098527jm jpit0728jm jpiy26jm