Leiterin / Leiter Sekretariat

• 06 octobre 2026
• 80 - 100%
• Durée indéterminée
• allemand (Courant), anglais (Courant)
• 9500 Wil (Sankt Gallen)
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Verantwortliche/r Sekretariat ###

Für unser Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden suchen wir eine erfahrene, serviceorientierte und engagierte Person. Sie leiten unser Sekretariatsteam und beteiligen sich aktiv am Tagesgeschäft.

Aufgabenbereich ###

Als zentrale Drehscheibe unseres Sekretariats leiten und koordinieren Sie das Team und gewährleisten gemeinsam einen professionellen und reibungslosen Support für unsere Geschäftsleitung, die Projektleiter und die Mitarbeitenden.

Sie beteiligen sich aktiv am Tagesgeschäft und übernehmen vielfältige Aufgaben wie Fakturierung, Zeiterfassung und Spesenkontrolle, Organisation von Reisen und Events, Verwaltung der ERP- und CRM-Daten sowie Unterstützung beim Rekrutierungsprozess und der Messeplanung. Der Empfang und die Betreuung unserer Kunden und Geschäftspartner gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten.

Als erfahrene Assistenz unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung und das Management bei anspruchsvolleren organisatorischen und administrativen Aufgaben und gehen sicher und diskret mit vertraulichen Informationen um.

In Ihrer Führungsfunktion koordinieren Sie die Aufgaben und Ressourcen des Sekretariats, führen Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche und tragen gemeinsam mit Ihrer vorgesetzten Person die Verantwortung für Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsthemen. Parallel dazu entwickeln Sie die Prozesse pragmatisch weiter und fördern ein autonomes und effizientes Arbeiten innerhalb des Teams.

Anforderungen ###

Sie verfügen über folgende Qualitäten:

• Solide kaufmännische Ausbildung und mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Assistent/in der Geschäftsleitung oder des Managements
• Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
• Freude an einer partizipativen Führungsrolle und am Tagesgeschäft
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein sicheres und engagiertes Auftreten
• Organisationstalent mit einer selbstständigen, pragmatischen und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in Stresssituationen den Überblick zu behalten
• Hohe Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf schwierige Gespräche zu führen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse, in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse; Kenntnisse in ABACUS sind ein Vorteil

Vorteile Helbling ##

• Eine spannende und vielseitige Führungsposition
• Ein motiviertes, dynamisches und kollegiales Team
• Ein offenes Umfeld mit einem eingespielten Team
• Interessante und anregende Tätigkeitsbereiche in einem dynamischen Unternehmen
• Ein zentraler Arbeitsort mit guter Anbindung an den öffentlichen Verkehr
• Flache Hierarchien und ständige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Fortschrittliche Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen

Sind Sie interessiert? ##

Wir freuen uns auf den Erhalt Ihrer vollständigen und überzeugenden Bewerbungsunterlagen unter Bezugnahme auf die gewünschten Kompetenzen, ausschliesslich über unser Bewerbungsportal.

Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis, dass nur direkte Bewerbungen berücksichtigt werden.