Administrativer Assistent / Assistentin der Geschäftsleitung 100%

Administrativer Assistent / Assistentin der Geschäftsleitung 100% Für einen unserer Kunden, ein Genfer Unternehmen, das auf den Bereich Landschaftsbau spezialisiert ist, suchen wir einen/eine Administrativen Assistenten / eine Administrative Assistentin / Assistentin der Geschäftsleitung, um das reibungslose administrative Funktionieren des Unternehmens sicherzustellen und die Geschäftsleitung tatkräftig zu unterstützen. Administrativer Assistent / Assistentin der Geschäftsleitung 100% Aufgaben Sicherstellung des telefonischen Empfangs sowie der Bearbeitung von Post und E-Mails. Unterstützung der Geschäftsleitung bei der täglichen Verwaltung der administrativen Tätigkeiten. Erstellung von Offerten in Zusammenarbeit mit den Bauleitern. Vorbereitung, Nachverfolgung und Einreichung von Ausschreibungsunterlagen. Sicherstellung der administrativen Begleitung der Baustellen und des Dokumentenmanagements. Aktualisierung der Tracking-Tabellen und Sicherstellung der Ablage der Dossiers. Durchführung verschiedener Buchhaltungsaufgaben, insbesondere die Erfassung von Lieferanten- und Kundenrechnungen, die Überwachung der Zahlungen sowie die Vorbereitung der Unterlagen für die Treuhandstelle. Mitwirkung an der administrativen Personalverwaltung: Erstellung von Verträgen, Führung der Mitarbeiterdossiers, Verwaltung von Absenzen, Arztzeugnissen, Ferien und Vorbereitung der variablen Lohnkomponenten. Sicherstellung der Nachverfolgung von Versicherungen, administrativen Deklarationen und der verschiedenen Korrespondenzen. Zusammenarbeit mit den verschiedenen internen Ansprechpartnern sowie mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Profil EFZ Kaufmann/Kauffrau oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in einem Unternehmen, das im Bereich Bauwesen, Landschaftsbau, Bau oder in einem baustellennah verwandten Umfeld tätig ist. Gute Kenntnisse in Ausschreibungen, der Erstellung von Offerten und der administrativen Begleitung von Baustellen. Kenntnisse in der allgemeinen Buchhaltung (Rechnungsstellung, Lieferanten, Zahlungsverfolgung). Erfahrung in der administrativen Personalverwaltung. Sehr gute Beherrschung der MS Office-Tools, insbesondere Excel. Exzellente Organisationsfähigkeiten, Prioritätensinn und Selbstständigkeit. Dynamische, vielseitige, proaktive Persönlichkeit mit ausgezeichnetem Servicegedanken. Arbeitszeit: von Montag bis Freitag, von 7h30 bis 12h00 und von 13h00 bis 16h30\. jpid871e3a4jm jit0729jm jiy26jm