Administrative & Back Office Coordinator 100%

Halten Sie die Administration, Finanzen, HR und den Bürobetrieb am Laufen
Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d) 100%
Halten Sie die Administration, Finanzen, HR und den Bürobetrieb am Laufen – mit einer abwechslungsreichen Rolle, viel Verantwortung und direktem Austausch mit der Geschäftsleitung.
Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d) 100%
Standort: Lausanne | 100% | Vor Ort | Beginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung
Für einen unserer Kunden, ein dynamisches Unternehmen im Biotech- / Healthcare-Sektor, suchen wir einen zuverlässigen und gut organisierten Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie ein zentraler Ansprechpartner für administrative, finanzielle und organisatorische Angelegenheiten und stellen sicher, dass der tägliche Betrieb reibungslos und effizient abläuft.
Ihre Aufgaben
Verwaltung der täglichen Administration und Back-Office-Aktivitäten, einschliesslich Unternehmensunterlagen, Verträgen und interner Dokumentation
Bearbeitung und Verfolgung von Rechnungen, Spesen und Zahlungen sowie Erstellung von Dokumentationen für die Buchhaltung, Treuhanddienstleistungen und die Schweizer MwSt-Berichterstattung
Unterstützung der HR-Administration und Koordination von Onboarding und Offboarding, einschliesslich Zugang, Ausrüstung und Dokumentation
Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs und Koordination von Lieferanten, Einkäufen, Ausrüstung, Wartung und externen Dienstleistern
Unterstützung der Geschäftsleitung bei Meetings, Terminplanung, Reisevorbereitungen und allgemeiner Koordination
Aktualisierung von Website-Inhalten, Präsentationen und Unternehmensmaterialien sowie Unterstützung von LinkedIn und anderen Kommunikationskanälen
Überwachung von Fristen, offenen Aufgaben, Verträgen und laufenden administrativen Themen, um sicherzustellen, dass nichts untergeht
Ihr Profil
Sie verfügen über Erfahrung in der Administration, im Back Office, in der Buchhaltung, im Office Management oder einer ähnlichen Funktion
Sie haben gute praktische Kenntnisse in der Rechnungsstellung, bei Spesen, der Buchhaltung und der Kostenverfolgung
Sie haben Erfahrung in der HR-Administration und beim Onboarding von Mitarbeitenden
Sie sind sicher im Umgang mit Excel oder Google Sheets und arbeiten gerne mit digitalen Tools
Sie sind strukturiert, proaktiv, selbstständig und detailorientiert mit der Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu managen
Sie verfügen über sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Französisch ist sehr erwünscht
Erfahrung in einem Startup, Biotech, Medtech, Healthcare oder einem technischen Umfeld ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
Was wir bieten
Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position, die Administration, Finanzen, HR, Office Management und Kommunikation abdeckt
Ein hohes Mass an Autonomie und Verantwortung mit der Möglichkeit, Prozesse und Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und einer Vielzahl von internen und externen Stakeholdern
Eine zentrale, funktionsübergreifende Rolle mit Einblick in verschiedene Geschäftsbereiche
Ein dynamisches und modernes Arbeitsumfeld in Lausanne
Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und administrative Prozesse zu verbessern
Eine Rolle, in der Ihre Organisation, Zuverlässigkeit und Initiative einen direkten Einfluss auf das Unternehmen haben
Sind Sie interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen. Dies ist eine grossartige Gelegenheit, Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer vielseitigen Rolle einzubringen und einen direkten Beitrag zum reibungslosen Geschäftsablauf unseres Kunden zu leisten. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! jpid115a86bjm jpit0937jm jpiy26jm