Projektassistent Photovoltaik

Projektassistent/in Photovoltaik

1. Zweck der Stelle

Bei GTS ist der Projektleiter der technische, finanzielle und vertragliche Garant seiner Baustellen. In der Praxis wird ein erheblicher Teil seiner Zeit durch administrative Aufgaben, Koordination und Dokumentationskontrolle beansprucht: Förderanträge, Meldungen an den Netzbetreiber, Materialbestellungen, Nachfassaktionen, Planung, Ablage, Fakturierung.
Die Stelle des Projektassistenten wird geschaffen, um diese Aufgaben strukturiert und zuverlässig zu übernehmen, damit sich der Projektleiter auf das konzentrieren kann, was nur er tun kann: technische Planung, Verhandlung, Kundenbeziehung sowie Kosten- und Terminkontrolle.
Das Ziel der Stelle, einfach formuliert:
«Kein Projekt darf aufgrund administrativer oder organisatorischer Gründe Verspätung haben, Geld verlieren oder eine Subvention verlieren.»

1. Positionierung in der Organisation

Direkter Vorgesetzter: Der Projektleiter, dem/dem die/der Assistent(in) unterstellt ist. Er legt die Prioritäten fest, validiert Entscheidungen und bewertet die Leistung.
Interne Ansprechpartner: Technisches Büro / Kalkulatoren (Dimensionierung, Pläne, Angebote) Einkauf und Logistik (Bestellungen, Lieferungen, Lager) Teamleiter und Monteure (Planung, Baustellenvorbereitung) Verwaltung, Buchhaltung und HR (Fakturierung, Verträge, Stunden) Geschäftsleitung (Reporting, Entscheidungsfindungen)
Externe Ansprechpartner: Kunden (Privatpersonen, Verwaltungen, Unternehmen, Gemeinden) Verteilnetzbetreiber (VNB) Pronovo, ESTI, kommunale und kantonale Dienste Lieferanten, Transporteure, Vermieter Unterauftragnehmer (Elektriker, Spengler, Kranführer, Gerüstbauer) Architekten, Ingenieurbüros, Bauleitungen
Stellvertretung: Gewährleistet die Kontinuität der administrativen Projektverfolgung während der Abwesenheit des Projektleiters, im Rahmen der in Kapitel 6 definierten Delegationsgrenzen.
Mögliche Entwicklung: Hin zu einer Stelle als Junior-Projektleiter nach technischem Kompetenzaufbau oder hin zu einer Funktion in der administrativen Multi-Projekt-Koordination.
Die Stelle hat keine hierarchische Verantwortung.

1. Allgemeine Mission

Der/die Projektassistent(in) stellt den reibungslosen administrativen, dokumentarischen und organisatorischen Ablauf der dem Projektleiter anvertrauten Photovoltaikprojekte sicher, von der Vertragsunterzeichnung bis zum Projektabschluss, wobei das gesamte GTS-Portfolio abgedeckt wird: Wohnbau, große Dächer, Industrie und Landwirtschaft sowie Ausschreibungsunterlagen und öffentliche Aufträge.
Diese Mission unterteilt sich in sechs Achsen:
Steuerung der Akte: Jedes Projekt verfügt jederzeit über eine aktuelle, vollständige und für Dritte ohne mündliche Erklärung einsehbare Akte.
Regulatorische Schritte: Alle Meldungen, Bewilligungen und Subventionsanträge werden fristgerecht eingereicht und bis zum Erhalt nachverfolgt.
Beschaffung: Material und Mittel werden bestellt, bestätigt und sind vor Baubeginn verfügbar.
Koordination und Kommunikation: Kunden, Unterauftragnehmer und interne Teams verfügen zum richtigen Zeitpunkt über die nützlichen Informationen; keine Anfrage bleibt unbeantwortet.
Finanzielle Nachverfolgung und Abschluss: Akontozahlungen und Fakturen werden zum richtigen Zeitpunkt erstellt, Kostenabweichungen werden frühzeitig gemeldet, die Akten werden ordnungsgemäß abgeschlossen.
Prozesse und Datenqualität: Interne Prozesse werden wie definiert angewendet und die Daten der internen Tools sind vollständig, korrekt und aktuell.

1. Detaillierte Verantwortlichkeiten nach Projektphase

Die unten aufgeführten Aufgaben bilden das Referenzmodell der Funktion. Nicht alle gelten für jedes Projekt: Der Projektleiter präzisiert den Umfang bei Beginn jedes Auftrags.
Projektstart (von der Bestellung bis zum Beginn)
Projektakte im ERP und auf dem Server eröffnen: Ablagestruktur, Baustellennummer, Kundenkarte, Referenzbudget.
Vollständigkeit der aus der Kalkulation übernommenen Akte prüfen: unterzeichnetes Angebot, Pläne, Verlegeplan, Produktionsberechnung, technische Datenblätter, besondere Bedingungen.
Gemeinsam mit dem Projektleiter offene Punkte und bekannte Risiken identifizieren und die Liste aktuell halten.
Administrativen Rückwärtsplan des Projekts erstellen: Einreichungsdaten, Bearbeitungsfristen der Behörden, Lieferfristen, Meilensteine der Baustelle.
Bestellbestätigung und Referenzansprechpartner an den Kunden senden; das Dossier dem Kunden in der vereinbarten Form übermitteln.
Das interne Kick-off-Meeting (Technisches Büro, Teamleiter, Einkauf) einberufen und vorbereiten: Tagesordnung, Dokumente, Entscheidungspunkte.
Regulatorische Schritte und Subventionen
Anschlussgesuch und Meldung der Produktionsanlage beim zuständigen Netzbetreiber (VNB) vorbereiten und einreichen; die Anschlussbewilligung nachverfolgen.
Meldungen und Bewilligungen im Zusammenhang mit der Elektroinstallation gemäß NIV vorbereiten; mit dem konzessionierten Elektriker und gegebenenfalls dem ESTI koordinieren.
Anträge auf Pronovo-Subventionen (einmalige Vergütung) erstellen und einreichen; den Fortschritt verfolgen, auf Ergänzungsanfragen antworten, die Auszahlung kontrollieren.
Anträge für kantonale oder kommunale Subventionen und Programme bearbeiten, die für das Projekt anwendbar sind.
Baugesuche oder Meldungen bei der Baubehörde vorbereiten, wenn das Projekt dies erfordert; die Fristen der öffentlichen Auflage und etwaige Einsprachen nachverfolgen.
Elemente im Zusammenhang mit dem Brandschutz und den AEAI-Anforderungen sowie Gebäudeversicherungsanmeldungen sammeln, sofern erforderlich.
Dokumente im Zusammenhang mit einem Eigenverbrauchsgemeinschaft (EVG) oder einer lokalen Elektrizitätsgemeinschaft (LEG) vorbereiten, wenn das Projekt eine vorsieht: Vereinbarungen, Teilnehmerlisten, Zählungsdaten.
Ein Dashboard der laufenden Schritte führen: Behörde, Einreichungsdatum, erwartete Frist, Status, nächstes Follow-up.
Behörden und Partner systematisch vor Ablauf der Fristen nachfassen, nicht danach.
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