Frontdesk Manager

Frontdesk Manager (m/w/d) Bruker ermöglicht es Wissenschaftlern und Ingenieuren, bahnbrechende postgenomische Entdeckungen zu machen und neue Anwendungen zu entwickeln, die die Lebensqualität der Menschen verbessern. Brukers hochleistungsstarke wissenschaftliche Instrumente und hochwertige analytische und diagnostische Lösungen ermöglichen es Wissenschaftlern, Leben und Materialien auf molekularer, zellulärer und mikroskopischer Ebene zu erforschen. Durch die enge Zusammenarbeit mit Kunden treibt Bruker Innovation und Produktivitätssteigerungen in der postgenomischen Lebenswissenschaftsforschung im Bereich Molekular- und Zellbiologie, in angewandten und biopharmazeutischen Anwendungen, in Mikroskopie und Nanoanalyse sowie in industrieller und Cleantech-Forschung und Next-Generation-Halbleitermetrologie voran, um künstliche Intelligenz zu unterstützen. Bruker bietet differenzierte, hochwertige Lebenswissenschafts- und Diagnosesysteme und -lösungen für präklinische Bildgebung, klinische Phänotypisierungsforschung, Proteomik und Multiomik, räumliche und Einzelzellobiologie, funktionelle Struktur- und Kondensatbiologie sowie klinische Mikrobiologie und Molekulardiagnostik. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte Für unseren Chemspeed-Standort in Füllinsdorf, BL suchen wir einen vollzeitlichen Frontdesk Manager (m/w/d) Verantwortlichkeiten Rezeption & Besuchermanagement Verantwortlich für die professionelle Rezeption, Registrierung und Zuweisung von Besuchern, Kunden und Lieferanten Durchführung von Sicherheitsunterweisungen für Gäste und externe Dienstleister sowie Überwachung der Informationsverteilung Handhabung des Zutrittskontrollsystems, einschließlich Programmierung, Ausgabe und Rückgabe von Ausweisen und Mitarbeiterausweisen Kontaktstelle für die Telefonzentrale und allgemeine Anfragen Erste Prüfung externer Personen gegen Sanktionslisten mit Hilfe eines internen SAP-Tools und Weiterleitung der Ergebnisse an die entsprechenden internen Abteilungen. Büroverwaltung & Infrastruktur Verwaltung von Flottenfahrzeugen (einschließlich Schlüsselverwaltung und Führerscheinüberprüfung) und Verwaltung von Büromaterialien. Bearbeitung des eingehenden und ausgehenden Schriftverkehrs (ausgenommen Paketsendungen), sowie Erstellung interner Nachrichtenartikel und Koordination von Express- und Kurierdiensten. Vorbereitung auf Audits durch umfassende digitale Archivierung von Schulungsunterlagen und Verwaltung von Fundsachen. Bearbeitung von Infrastruktur-Störungsmeldungen und Weiterleitung über das CAFM-System Terminvereinbarungen in Zusammenarbeit mit FM Organisation von Veranstaltungen, internen Zusammenkünften und Reisebuchungen (Travel Arranger) Koordinierung von Mittagsarrangements für Veranstaltungen, interne Zusammenkünfte oder Kundenbesuche Verwaltung allgemeiner Firmen-E-Mail-Adressen und Weiterleitung von Nachrichten an die entsprechenden Stakeholder IT-Vermögens- & Leasingmanagement Verwaltung von IT-Leasingzeiträumen und proaktive Koordination von rechtzeitigen Geräterückgaben, um zusätzliche Kosten zu vermeiden Durchführung von Hardware-Leasing: Operative Handhabung der Ausgabe, Rückgabe und Logistik von Laptops und Smartphones Qualitätsicherung: Überprüfung, ob zurückgegebene Geräte auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt wurden (Löschung von Apple ID/BIOS) und ob alle Dokumentationen vollständig sind SAP-Verwaltung: Durchführung von Rechnungsprüfungen, Kostenkontrolle und Bestellabwicklung in SAP Qualifikationen Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder ein Abschluss von einer Hotelfachschule Berufserfahrung: Erste Erfahrungen in einer modernen Rezeptionsumgebung, Hotellerie oder einer vergleichbaren administrativen Hub-Funktion sind erforderlich Sprachkenntnisse: Vertrautheit mit Deutsch (min. C1-Niveau) und gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sind für internationalen Besucherkontakt und Systemdokumentation erforderlich IT-Kenntnisse: Gute Kenntnisse von MS Office (insbesondere Excel) und grundlegende Erfahrung mit SAP (idealerweise Module MM/FI) für Beschaffung und Rechnungsprüfung Technische Affinität: Grundlegendes Verständnis von mobiler Hardware (iOS/Android) und Interesse an der Arbeit mit spezieller Software (CAFM- und Ausweisverwaltungssysteme) Service-Exzellenz: Hoher Grad an Kundenorientierung und professionellem Auftreten, da die Rezeption ein wichtiger Repräsentant des Unternehmensbildes ist Organisatorische Fähigkeiten: Strukturierter und unabhängiger Arbeitsstil mit der Fähigkeit, einen Überblick über Leasingfristen und administrative Aufgaben während der Spitzenbesuchszeiten zu behalten Zuverlässigkeit: Durchsetzungsvermögen bei der Verfolgung von Geräterückgaben in Kombination mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein hinsichtlich Sicherheit und Prozesskonformität Was wir bieten Ein zukunftsorientiertes und vielfältiges Unternehmen mit modernen Arbeitsplätzen Mindestens fünf Wochen bezahlten Urlaub plus zusätzliche Tage frei Kostenloses Parken vor Ort und E-Bike-Ladestation Vollständige Übernahme der SBB-Halbtax-Card (Halbtax) Attraktive Sozialleistungen und Versicherungspakete Eine breite Palette von beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten und Wachstumsperspektiven