Rezeptionist / Administrativ-Assistent

Ziel der Stelle Sicherstellung des reibungslosen Funktionierens von Rezeptionist / Administrativ-Assistent Ziel der Stelle Sicherstellung des reibungslosen Funktionierens des Arbeitsumfelds und Bereitstellung einer vielseitigen Unterstützung für die verschiedenen Abteilungen innerhalb der Kanzlei. Hauptverantwortungen 1\. Rezeption und administrative Verwaltung Begrüßung der Besucher und Verwaltung der Telefonanrufe. Verwaltung des eingehenden und ausgehenden Schriftverkehrs. Überwachung der verschiedenen E-Mail-Postfächer. 2\. Logistik- und Beschaffungsmanagement Sicherstellung der Wartung und Verwaltung der Geräte (Telefone, Drucker, Wasserspender). Wöchentliche Einkäufe durchführen. Sicherstellung der Verbindung zu den Agenturen und Lieferanten. 3\. Planung und Veranstaltungssupport Organisation und Koordination interner Veranstaltungen. 4\. Vielseitige administrative Unterstützung Bereitstellung administrativer Unterstützung für juristische Assistenten und Anwälte. Unterstützung der Abteilung Buchhaltung bei der Erstellung von Spesenabrechnungen (expense reports) sowie bei der Digitalisierung und Klassifizierung von Rechnungen. Unterstützung der verschiedenen Mitarbeiter bei der Verbindung zu Teams, Webex und Zoom. Unterstützung der Abteilung Informatik bei der Bestellung von Material und der Verwaltung des Inventars des IT-Parks. Unterstützung der Abteilung Personalwesen bei den Onboarding- und Offboarding-Prozessen, der Überwachung der Urlaube sowie den Anträgen auf Arbeitsgenehmigung für neue Mitarbeiter. 5\. Bibliothek Digitalisierung von Büchern und Durchführung ihrer Reinigung im PDF-Format. Registrierung und Aktualisierung der Bücher der Sammlung Arbitral Women. 6\. Archivierung Sicherstellung der Organisation und Archivierung von physischen und digitalen Dokumenten. jpidff503eejm jpit0728jm jpiy26jm