Rezeptionist & Administrative Assistentin

Rezeptionist \& Administrative Assistentin Arbeitszeit: 08:00 \- 12:00 \- 13:00 \- 17:00 Ihre Rolle: Als wahrer Pfeiler des Empfangs und des reibungslosen Büroablaufs gewährleisten Sie eine professionelle, herzliche und effiziente Präsenz, während Sie der gesamten Organisation vielseitige administrative Unterstützung bieten. Verantwortlichkeiten: Empfang \& Kommunikation Verwaltung von eingehenden Telefonaten und E-Mails mit Professionalität. Empfang von Besuchern mit Höflichkeit und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner. Administrative \& Logistische Verwaltung Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand von Post, Paketen usw. Überwachung von Bürobedarf, Parkkarten usw. Koordination der Instandhaltung der Räumlichkeiten und externer Dienstleister. Organisation von Sitzungen, Raumreservierung und Koordinierung von Reisen. Operative \& Event-Unterstützung Unterstützung des Führungsteams bei der Verwaltung vertraulicher Korrespondenz und der Koordination von Veranstaltungen. Organisation von internen Aktivitäten (Konferenzen, Teambuilding usw.). Erstellung von klaren und prägnanten Sitzungsprotokollen. HR \& Rechtliche Unterstützung Mitwirkung bei der Integration neuer Mitarbeitender am Hauptsitz. Vorbereitung einfacher administrativer und rechtlicher Dokumente. Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und regulatorischer Normen. Schlüsselkompetenzen Interpersonell: Sinn für Empfang, aktives Zuhören, Diplomatie, Diskretion. Organisatorisch: Sorgfalt, Pünktlichkeit, Prioritätenmanagement und Umgang mit Unvorhergesehenem. Sprachlich: Beherrschung von Französisch, Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). Italienisch ist ein Vorteil. Technisch: Gute Beherrschung der Büro-Tools (Word, Excel, Outlook). Leistungsindikatoren Qualität des Empfangs: Zufriedenheit der Besucher und Ansprechpartner. Administrative Effizienz: Einhaltung von Fristen und Zuverlässigkeit der Ergebnisse. Vielseitigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Ruhe und Methode zu bewältigen. jpidd8fa3c7jm jpit0833jm jpiy26jm