Assistent der Geschäftsleitung / Manager in einem Architekturbüro.

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title: Assistent(in) der Geschäftsleitung / Manager in einem Architekturbüro.
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Assistent(in) der Geschäftsleitung / Manager in einem Architekturbüro.
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Sie spielen eine Schlüsselrolle im Herzen des Betriebs unseres Architekturbüros, indem Sie am Start von Projekten und neuen Strukturen teilnehmen.

Wir suchen eine(n) motivierte(n) Assistent(in) der Geschäftsleitung / Manager(in), der/die in direkter Verbindung mit der Geschäftsleitung arbeiten und die administrative Nachverfolgung mehrerer Strukturen zentralisieren kann.

Sie werden eine transversale Funktion ausüben und die Verbindungsstelle zwischen der Geschäftsleitung, dem Treuhandbüro, den Anwälten, den Versicherungen, den Banken, den Mitarbeitenden, den Bereichsleitern und den Projektleitern sein.

Wir wünschen uns vor allem eine organisierte, rigorose, reaktionsschnelle und autonome Person, die über Eigeninitiative verfügt, Notfälle identifizieren kann und sicherstellt, dass die verschiedenen Dossiers termingerecht voranschreiten.

Ihre Aufgaben

1. Hauptkontaktpunkt für das Treuhandbüro.

• Zentralisieren, klassifizieren und monatlich alle für das Treuhandbüro erforderlichen Elemente übermitteln (MwSt, Steuern, Sozialversicherungen, Rechnungen, Belege…);
• Spesenabrechnungen verfolgen und bezahlen;
• Die Nachverfolgung der Büroanfragen und deren ordnungsgemäße Lösung sicherstellen.

1. Administrativer Bereich

• Leitung des administrativen Bereichs: 1 Mitarbeiterin
• Ausfüllen und Aktualisieren der monatlichen Tracking-Tabelle für Zahlen, Liquidität und Fakturierung;
• Erstellen und Ausstellen von Rechnungen gemäß den validierten Elementen;
• Aufbewahren und Klassifizieren von Verträgen;
• Verwaltung der Dokumentenbasis.

1. Banken und Liquidität

• Ungewöhnliche Bewegungen identifizieren und die Geschäftsleitung sofort alarmieren;
• Belege zu den Transaktionen suchen;
• Überweisungen zur Validierung durch die Geschäftsleitung vorbereiten.

1. Personalwesen (HR)

• Der administrative Anlaufpunkt für Mitarbeitende und Verantwortliche sein und Anfragen zur Information beantworten;
• Lohnvariable erfassen: Absenzen, Ferien, Prämien,…;
• Durchführung der Lohnabrechnungen für die 25 Mitarbeitenden mit Unterstützung des Treuhandbüros;
• Überwachung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, Verwaltung der Überstunden;
• Überwachung von Eintritt / Austritt der Mitarbeitenden, Probezeiten, Zentralisierung der für Einstellungen notwendigen Dokumente;
• Führung der Einzelakten der Mitarbeitenden: Aufbewahrung der Arbeitsverträge und HR-Dokumente;
• Durchführung von Schritten bei der SUVA, der Krankenkasse… und Nachverfolgung der Dossiers.

Das Ziel ist es, jederzeit eine klare Sicht auf die administrative Situation zu haben und mögliche Hindernisse vorauszusehen.

1. Allgemeine Koordination

• Zentralisieren von Informationen der Geschäftsleitung und der Bereichsleiter;
• Umverteilung der Anfragen an die richtigen Ansprechpartner;
• Vorbereitung von Zusammenfassungen und Berichten für die Geschäftsleitung: Dokumentenrecherche…;
• Vorbereiten und Aktualisieren der verschiedenen Tracking-Tabellen;
• Führen eines Kalenders für wichtige Fristen;
• Mahnen von Mitarbeitenden, Verantwortlichen, Lieferanten, Banken, Treuhandbüro, Versicherern und Anwälten;
• Vorbereitung der Dossiers und Elemente, die für Termine und verschiedene Besprechungen (Banken, Anwälte, Treuhand, Versicherungen… ) benötigt werden;
• Nachverfolgung der nach jedem Termin beschlossenen Maßnahmen;
• Aufbewahren und Organisieren von vertraulichen Dokumenten und wichtigen Dossiers;
• Identifizieren von Notfällen und schnelles Weiterleiten an die Geschäftsleitung;
• Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung bezüglich Fristen, Blockaden, Zahlungsrückständen, Rechtsstreitigkeiten und ausstehenden Maßnahmen.

Gesuchtes Profil

Wir suchen eine Person, die idealerweise über nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Assistenz der Geschäftsleitung, der administrativen Verwaltung, der Buchhaltung oder dem KMU-Management verfügt. (Der Bereich Bauwesen oder Architektur wäre ein Plus)

Mit einer administrativen Ausbildung (eidg. Fachausweis als Assistent/in der Geschäftsleitung oder KMU-Manager/in oder eine als gleichwertig angesehene höhere Ausbildung), müssen Sie besonders versiert sein in:

• Organisation und Nachverfolgung mehrerer Dossiers gleichzeitig: Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Team zu arbeiten;
• Rigorosität, Präzision und Sinn für Organisation;
• Bürosoftware (Microsoft Office) und Tracking-Tabellen;
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache, schriftliche Ausdrucksstärke;
• Guter Kontakt mit Menschen: Austausch mit Verwaltungen, dem Treuhandbüro,…;
• Freude an kollaborativer Arbeit und Dienstleistungsorientierung;
• Administrative HR-Nachverfolgung;
• Dokumentenverwaltung und -klassifizierung;
• Mahnwesen und Einhaltung von Fristen;
• Deutsch ist ein Plus.

Über die technischen Kompetenzen hinaus wünschen wir uns eine motivierte Person mit Lernbereitschaft, Zuverlässigkeit, Struktur, Autonomie, Reaktionsfähigkeit und extremer Gründlichkeit.

Sie müssen in der Lage sein, eine Anomalie oder einen Notfall zu erkennen und diesen unverzüglich an die Geschäftsleitung zu melden, während Sie gleichzeitig proaktiv Vorschläge unterbreiten.

Die Vertraulichkeit ist angesichts der Art der finanziellen, sozialen, banktechnischen und rechtlichen Informationen, auf die Sie Zugriff haben werden, unerlässlich.

Warum uns beitreten?

• Sie werden in einer menschlichen Struktur arbeiten, in der Ideen, Proaktivität und Initiativen geschätzt werden.
• Sie werden an vielfältigen und anregenden Projekten teilnehmen.
• Sie werden Teil eines dynamischen, freundlichen und leidenschaftlichen Teams.

Interessiert? Senden Sie uns Ihre Bewerbung (Lebenslauf + Motivationsschreiben) — wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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