Business Assistant (16-monatige Anstellung)

• Kombinieren Sie Executive Support, Stakeholder-Koordination, Projektmanagement und b • Gewährleisten Sie den reibungslosen täglichen Ablauf des Teams durch Stakeholder-Koordination Über unseren Kunden ## Unser Kunde ist eine internationale Organisation. Diese Rolle bietet eine außergewöhnliche Gelegenheit für eine ehrgeizige Fachkraft, die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, in komplexen Projektumgebungen und im internationalen Stakeholder-Management sammeln möchte, während sie ein starkes Fundament für zukünftiges berufliches Wachstum aufbaut. Jobbeschreibung ## Zweck der Rolle Der Business Assistant wird eine Kombination aus Executive Support, Geschäftskoordination, Projektmanagement und operativer Unterstützung für Führungskräfte und deren Teams bieten. Die Rolle erfordert eine proaktive Persönlichkeit, die Bedürfnisse voraussehen, mehrere Prioritäten gleichzeitig verwalten und sicher mit Stakeholdern auf verschiedenen Ebenen einer Organisation interagieren kann. Wichtige Verantwortlichkeiten Executive & Business Support • Agieren Sie als vertrauenswürdiger Partner für Führungskräfte und helfen Sie, deren Effektivität und Effizienz zu maximieren. • Verwalten Sie komplexe Kalender, priorisieren Sie Termine und koordinieren Sie Meetings. • Bereiten Sie Briefing-Unterlagen, Präsentationen, Berichte und die Kommunikation auf Führungsebene vor. • Unterstützen Sie die Nachverfolgung von wichtigen Entscheidungen und Aktionspunkten. • Koordinieren Sie Führungssitzungen und stellen Sie die termingerechte Umsetzung vereinbarter Ergebnisse sicher. Projekt- & Strategische Koordination • Unterstützen Sie die Planung und Durchführung strategischer Initiativen und Sonderprojekte. • Verfolgen Sie Meilensteine, Risiken, Ergebnisse und Aktionspläne über mehrere Arbeitsströme hinweg. • Koordinieren Sie Beiträge von verschiedenen Teams und Stakeholdern. • Führen Sie Recherchen durch und erstellen Sie prägnante Analysen, Zusammenfassungen und Empfehlungen. • Tragen Sie zur Vorbereitung von Materialien für Diskussionen und Entscheidungsprozesse auf Führungsebene bei. Stakeholder- & Beziehungsmanagement • Koordinieren Sie die Interaktion mit internen und externen Stakeholdern. • Bereiten Sie Briefing-Pakete vor Meetings und Veranstaltungen vor. • Unterstützen Sie die Organisation von Workshops, Führungssitzungen und strategischen Veranstaltungen. • Gewährleisten Sie die termingerechte Nachverfolgung von Zusagen und Stakeholder-Anfragen. Business Operations • Unterstützen Sie die Budgetverfolgung, Überwachung und Berichterstattungsaktivitäten. • Unterstützen Sie Planungszyklen, Prognoseübungen und operative Überprüfungen. • Überwachen Sie wichtige administrative und operative Prozesse. • Tragen Sie zur Prozessverbesserung bei, um die Effizienz und Effektivität des Teams zu steigern. Reise & Logistik • Koordinieren Sie inländische und internationale Reisevorbereitungen. • Bereiten Sie Missions-Briefings und Reisedokumentationen vor. • Unterstützen Sie die Logistik für Konferenzen, Workshops und Engagement der Führungsebene. Kontinuierliche Verbesserung & Sonderaufgaben • Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsweise und der operativen Prozesse. • Übernehmen Sie die Verantwortung für Ad-hoc-Projekte und Aufgaben. • Tragen Sie zum Aufbau einer positiven, kollaborativen und leistungsstarken Teamkultur bei. Der ideale Bewerber ## Ausbildung • Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Erfahrung in Betriebswirtschaft, International Relations, Wirtschaftswissenschaften, Kommunikation, Management oder einem verwandten Bereich. • Absolventen mit fundierter relevanter Erfahrung sind ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Erfahrung • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Business Support, Executive Assistance, Beratung, Projektkoordination, Operations oder einer ähnlichen Rolle. • Erfahrung in der Unterstützung von Senior Stakeholdern in einem internationalen oder Unternehmensumfeld ist von Vorteil. • Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu verwalten. • Erfahrung in den Bereichen Projektmanagement, Budgetierung oder Business Operations ist wünschenswert. Was wir suchen Mehr als ein traditionelles Assistenten-Profil suchen wir jemanden, der: • Intelligent, neugierig und lernwillig ist. • Proaktiv und lösungsorientiert handelt. • Sicher im Umgang mit einem hohen Maß an Autonomie ist. • Zusammenhänge erkennen und Bedürfnisse voraussehen kann. • Selbstbewusst mit Senior Stakeholdern interagiert. • Hochgradig organisiert ist, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. • Interesse daran hat, im Laufe der Zeit in breitere Geschäfts-, Projekt- oder operative Verantwortungsbereiche hineinzuwachsen. Fähigkeiten & Kompetenzen • Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. • Starke analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz. • Exzellente Organisations- und Projektkoordinationsfähigkeiten. • Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kompetenz im Stakeholder-Management. • Fähigkeit, fundiertes Urteilsvermögen anzuwenden und Vertraulichkeit zu wahren. • Kenntnisse in der Microsoft Office Suite und digitalen Kollaborationswerkzeugen. • Hohe Detailgenauigkeit gepaart mit einer pragmatischen und umsetzungsorientierten Denkweise. Was geboten wird ## Diese 16-monatige Anstellung bietet eine einzigartige Gelegenheit, direkten Einblick in die Führungsebene zu erhalten, zu bedeutenden strategischen Initiativen beizutragen und ein breites Spektrum an geschäftlichen, operativen und projektbezogenen Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld aufzubauen. Sie eignet sich besonders für Kandidaten, die einen Sprungbrett für zukünftige Rollen in den Bereichen Business Operations, Projektmanagement, Strategie, Kommunikation oder Führungssupport suchen. Job-Referenz angeben JN-082026-7079303 Jobfunktion Office & Management Support Spezialisierung Executive Assistant Branche FMCG (Fast Moving Consumer Go