Sekretär/in der/des Chefarzt/Chefärztin der Abteilung für Allgemeinpädiatrie - 90%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit über 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 einzusehen, indem Sie hier klicken.

Die Stelle ist dem Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent unterstellt, dessen Aufgabe es ist, eine qualitativ hochwertige und an die Bedürfnisse der Frauen in jeder Lebensphase angepasste Versorgung sowie die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen von der Geburt bis zum Alter von 16 Jahren zu behandeln. Es arbeitet an der Entwicklung von Spitzenleistungen und spezialisierten Kompetenzzentren.

Der Dienst für Allgemeinpädiatrie kümmert sich um die gesundheitlichen Probleme von Neugeborenen, Kindern und Jugendlichen bis zum Ende ihres Wachstums und trägt zur Erhaltung der Gesundheit bei. Er gewährleistet zudem die Koordination und die postgraduale Ausbildung der Kinderärzte.

Stellenbeschreibung ##

Innerhalb des Dienstes für Allgemeinpädiatrie unterstützen Sie die/den Chefärztin/Chefarzt bei der Verwaltung und der administrativen Organisation des Dienstes in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Berufsgruppen sicherstellen.

Sie organisieren Termine, Sitzungen und Seminare, indem Sie die elektronische Agenda der/des Chefärztin/Chefarzts verwalten. Sie bereiten Dossiers vor, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Sie verwalten die Korrespondenz autonom. Ihre Eigeninitiative ermöglicht es Ihnen, Situationen zu analysieren, um Entwürfe für Antworten vorzulegen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten autonom durch, wie etwa die Verwaltung der Einsatzpläne (VRH) der Oberärzte, der Klinikchefs/-chefinnen und der Assistenzärzte, die administrative Verwaltung von privaten oder fakultären Fonds, die Organisation von Kongressen und Kolloquien des medizinischen Körpers sowie die Überwachung des dem Dienst und der Forschung zugewiesenen Budgets.

Ihre Proaktivität ermöglicht es Ihnen, logistische Aufgaben aus dem Sekretariatsalltag zu erledigen, wie zum Beispiel Bestellungen, Anträge auf Anstellungen, Spesenrückerstattungen und Fortbildungen.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen und Kollegen im medizinischen Sekretariat und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes bei Abwesenheiten. Und im Allgemeinen macht Sie Ihr Sinn für Service zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit dem Institut zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten tätig zu sein.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über ein Diplom einer Höheren Fachschule für Handel und eine höhere administrative Ausbildung auf dem Niveau eines eidgenössischen Fachausweises als Assistent/in der Direktion.

Sie verfügen über eine erfolgreiche 3-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Direktionssekretariat, idealerweise im medizinischen Bereich oder im öffentlichen Gesundheitswesen. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich.

Da die Patientenschaft sowohl wohnhaft als auch international ist, verfügen Sie über perfekte Beherrschung des Französischen in Wort und Schrift sowie über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Sie besitzen zudem sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (C1). Die Kenntnis einer dritten Sprache ist ein zusätzlicher Vorteil.

Sie besitzen das ECDL Advanced Zertifikat in Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web sowie sehr gute Kenntnisse der Software VRH. Die Beherrschung der am HUG geltenden Software (DPA, DPI, OPALE, GRECO und Winscribe) ist ein nicht unerheblicher Vorteil.

Sie sind stressresistent, eine sehr organisierte Person und haben einen ausgezeichneten Sinn für Prioritäten. Sie sind flexibel, fähig, sich an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen, und gewährleisten die effiziente Koordination medizinischer Aktivitäten über Ihr Sekretariat.

Sie sind gewissenhaft und daran gewöhnt, vertrauliche Informationen mit grösster Diskretion zu behandeln.

Schliesslich besitzen Sie einen starken Teamgeist und tragen aktiv zum kollektiven Erfolg bei.

Zusätzliche Informationen ##

• Stellenantritt: 01.11.2026
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 90%, Präsenz von Montag bis Freitag
• Funktionsklasse: 13
• Vertrag: CDD für 12 Monate, verlängerbar
• Bewerbungsfrist: 14.09.2026
• Informationsanfragen: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, [email protected]
• Anforderung des Pflichtenhefts: M. C. Clerc, RH adjointe, [email protected]

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Ziel, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.