Rezeptionist & Administrative Assistent

Rezeptionist \& Administrative Assistentin Arbeitszeiten: 08:00 \- 12:00 \- 13:00 \- 17:00 Ihre Rolle: Als wahrer Pfeiler des Empfangs und des reibungslosen Büroablaufs gewährleisten Sie eine professionelle, herzliche und effiziente Präsenz, während Sie der gesamten Organisation vielseitige administrative Unterstützung bieten. Verantwortlichkeiten: Empfang \& Kommunikation Verwaltung von Telefonanrufen und eingehenden E-Mails mit Professionalität. Empfang von Besuchern mit Höflichkeit und deren Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner. Administrative \& Logistikverwaltung Empfang, Sortierung, Verteilung und Versand von Post, Paketen usw. Überwachung von Bürobedarf, Parkkarten usw. Koordination der Instandhaltung der Räumlichkeiten und externer Dienstleister. Organisation von Sitzungen, Reservierung von Räumen und Koordination von Reisen. Operative \& Event-Unterstützung Unterstützung des Management-Teams bei der Verwaltung vertraulicher Korrespondenz und der Koordination von Veranstaltungen. Organisation von internen Aktivitäten (Konferenzen, Teambuilding, etc.). Erstellung klarer und prägnanter Sitzungsprotokolle. HR- \& Rechtsunterstützung Mitwirkung bei der Integration neuer Mitarbeitender am Hauptsitz. Vorbereitung einfacher administrativer und rechtlicher Dokumente. Sicherstellung der Einhaltung interner Verfahren und regulatorischer Normen. Schlüsselkompetenzen Soziale Kompetenzen: Sinn für Gastfreundschaft, aktives Zuhören, Diplomatie, Diskretion. Organisationelle Kompetenzen: Gewissenhaftigkeit, Pünktlichkeit, Prioritätenmanagement und Umgang mit Unvorhersehbarem. Sprachliche Kompetenzen: Beherrschung von Französisch, Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich). Italienisch ist ein Vorteil. Technische Kompetenzen: Gute Beherrschung der Büroanwendungen (Word, Excel, Outlook). Leistungsindikatoren Qualität des Empfangs: Zufriedenheit der Besucher und Ansprechpartner. Administrative Effizienz: Einhaltung von Fristen und Zuverlässigkeit der Arbeitsergebnisse. Vielseitigkeit: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Ruhe und Methode zu bewältigen. jpidd8fa3c7jm jpit0833jm jpiy26jm